• Spezialist für Aktenarchivierung und -digitalisierung bietet Archivdigitalisierung und Lagerung aus einer Hand mit besonderem Fokus auf individueller Beratung

Oberhausen, 22. Juli 2026. Mittelständische Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, ihre großen Papierarchive effizient, sicher und strukturiert in digitale Prozesse überführen zu müssen. Ihnen bietet die Gehring Group aus Ober­hausen mit einem Full-Service-Angebot zur Archivdigitalisierung eine flexible Lösung aus einer Hand an, die alle einschlägigen Vorschriften minutiös einhält. Dabei holen die zur Einhaltung der DSGVO verpflichteten Mitarbeiter die Ordner ab und scannen die Dokumente ein – optional und soweit möglich auch mit OCR (Optical Character Recognition)-Technologie. Soweit dies gewünscht ist, werden daraufhin die Dateien indexiert und in ein führendes ERP (Enterprise Resource Management)- oder ECM (Enterprise Content Management)-System des Kunden eingebunden.

In vielen Fällen genügt es , nur die betrieblich häufiger oder an verteilten Orten benötigten Akten zu digitalisieren. Originale hingegen, die lediglich aus rechtlichen Gründen aufbewahrt, aber nur sehr selten benötigt werden, können im Hochsicher­heitslager der Gehring Group archiviert werden. Dort methodisch erfasst und eingelagert, werden sie (auf Wunsch auch in Teilen) bei Bedarf binnen kürzester Zeit bereitgestellt, inklusive Berechtigungsprüfung und genauester Protokollierung.

Kosten reduzieren und Prozesse beschleunigen
Archivierung ist weit mehr als das bloße Unterbringen von Akten in Regalen. Sie setzt umfassende Sicherheitsvorkehrungen voraus, um die Bestände etwa vor Brand, Feuchtigkeit, Schimmel, Schädlingen, unberechtigtem Zugriff und Diebstahl zu schützen. Zugleich verursacht die sachgemäße Aufbewahrung erhebliche Raum- und Personalkosten und erfordert eine lückenlose Verwaltung, die jederzeit nachvol­lziehbar macht, wer welche Akte nutzt und wo sie sich befindet. Vor diesem Hinter­grund kann die kontrollierte Auflösung interner Archive in Verbindung mit der Übernahme aufbewahrungspflichtiger Dokumente in externe Hochsicherheitslager und deren Digitalisierung dort, wo sie sinnvoll ist, eine effiziente und kostengünstige Lösung sein.

Potenziale erkennen, Lösungen planen umzusetzen
Die Möglichkeiten sind vielfältig. Wichtig ist in jedem Fall, die Effizienz zu steigern und zugleich handlungsfähig zu bleiben, dabei aber die einschlägigen gesetzlichen sowie gegebenenfalls standes- und datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Als langjähriger Spezialist für Aktenarchivierung und -digitalisierung berät die Gehring Group ganz individuell zum Umgang mit den Beständen und setzt daraufhin die vereinbarten Projekte mit eigenem Fachpersonal um. „Das Handhaben gerade großer Aktenbeständen erfordert ganz besonders Erfahrung, kompetente Mitarbeiter, leistungsfähige Technik und saubere Prozesse. Als mittelständischer Dienstleister agieren wir auf Augenhöhe – mit langer Geschichte und zahlreichen Referenzen aus allen Branchensegmenten“, betont Marco Wolf, Prokurist der Gehring Group GmbH. „Unser Versprechen ist es, auch umfangreichste Archivbestände effizient und in hoher Qualität zu verarbeiten. Dadurch machen wir die analogen Dokumente unserer Kunden dauerhaft nutzbar und sparen ihnen zugleich Raum, Zeit und Kosten.“

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größen­ordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstent­wickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.
Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet. Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet. Weitere Informationen unter https://gehring.group

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• Modulare Angebote der Gehring Group ermöglichen den schnellen und sicheren Aufbau wie auch Betrieb digitaler Poststellen im eigenen Unternehmen oder ausgelagert

• Bewährtes Einführungskonzept für den stufenweisen Einstieg in digitale Welten

Oberhausen, 2. Dezember 2024. Mehr denn je steht die digitale Transforma­tion von Prozessen auf der Agenda von Unternehmen: Unabhängig von Größe oder Branche lassen sich darüber enorme Effizienzgewinne erzielen. Dabei vollzieht sich der Umstieg von analogen in digitale Welten selten von heute auf morgen, sondern vielmehr als laufender Prozess. Hier kann das Einrichten einer digitalen Poststelle ein richtungsweisender Schritt sein, der die betriebliche Effizienz erhöht und zugleich die Folgeprozesse nachhaltiger macht. So lässt sich die dort eingescannte, in Formate wie PDF, TIF oder JPG überführte und optional auch indexierte Eingangs­post papierlos weiterleiten, statt sie mehrfach auszudrucken und in Umlaufmappen als Kopien zur Bearbeitung weiterzuleiten. Das wiederum hat den großen Vorteil, teures Papier zu sparen, bei dessen Herstellung beträchtliche Mengen an wertvollen Ressourcen wie Holz, Energie und Wasser verbraucht werden.

„Die digitale Poststelle ermöglicht ortsübergreifend verteiltes Arbeiten mit schlanken Workflows und ohne Liegezeiten. So können etwa über automatisierte und parallele Prozesse die Eingangsrechnungen von Einkauf und Wareneingang geprüft werden, in der Abteilungsleitung freigegeben und von der Buchhaltung bezahlt, kontiert und abgelegt“, erklärt Nils Gehring, geschäftsführender Gesell­schafter der Gehring Group GmbH. „Erst einmal in der digitalen Poststelle verein­nahmt, muss nachgelagert kein einziges Blatt Papier mehr ausgedruckt oder in die Hand genommen werden. Insofern bildet sie buchstäblich das Eingangstor für digitale Welten mit Potenzial für weitere Mehrwerte und fördert gleichzeitig die betriebliche Nachhaltigkeit.“

Die Gehring Group hat basierend auf ihren weitreichenden Erfahrungen ein Einführungskonzept entwickelt, das den schnellen und sicheren Aufbau wie auch den fortlaufenden Betrieb digitaler Poststellen ermöglicht – wahlweise im eigenen Unternehmen oder ausgelagert. Neben einschlägigen Beratungsdienstleistungen steht der Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen gleichsam als versierter Partner bereit für die Implementierung und Durchführung interner wie externer digitaler Poststellen.

Zur ganzheitlichen Vorgehensweise gehört (bei der externen digitalen Post­stelle) das Umleiten der Kunden-Eingangspost zur ausgelagerten Scan-Station. Dort wird gemäß der vorherigen Absprache mit dem Auftraggeber entschieden, welche Dokumente überhaupt zu scannen sind. Das Einlesen erfolgt mithilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, woraufhin sich die Indexierung und Überführung in das jeweils führende Kundensystem anschließen. Dies eröffnet die generelle Möglichkeit, von dort die Eingangspost über individuell definierte Work­flows zu verteilen. Abschließend kann (je nach Aufbewahrungspflicht) das Quell­material datenschutzkonform geschreddert und entsorgt oder im Hochsicherheits­lager der Gehring Group archiviert werden.

Hintergrund: Mehr Flexibilität, Effizienz und Sicherheit im Büroalltag
Die digitale Poststelle hebt den Medienbruch auf, indem relevante elektronische mit Briefpost an zentraler Stelle zusammengeführt wird, um sie für die Weiterbearbei­tung über das maßgebliche Kundensystem vorzubereiten. Dies ist notwendig, um nachgelagerte Workflows etablieren zu können, über die alle Dokumente (in Echt­zeit und über die physischen Grenzen des Unternehmens hinaus) schnell und sicher an die zuständigen Stellen gelangen – inklusive Stellvertreterkonzepten. Auf diese Weise ersparen digitale Poststellen mit ihrem hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld, zudem minimieren sie Fehlerpotenziale wie etwa manuelle Fehlkontierungen in der Buchhaltung.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
► https://youtu.be/jRLs78JXo7w

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größen­ordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstent­wickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für ihr ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditätsvorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kate­gorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

• Modulare Angebote der Gehring Group ermöglichen schnellen und sicheren Aufbau sowie Betrieb digitaler Poststellen im eigenen Unternehmen oder ausgelagert

• Bewährtes Einführungskonzept für individuellen stufenweisen Einstieg in digitale Welten

Oberhausen, 11. Juni 2024. Zum 1. Januar 2025 schreibt das Wachstums­chancengesetz allen Unternehmen im inländischen Business-to-Business die elektroni­sche Rechnung (E-Rechnung) vor[1]. Damit gemeint sind nicht bloße PDF-Rechnungen, sondern strukturierte maschinenlesbare Datensätze, die digital verschickt, empfangen und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können. Gängige Formate hierfür sind insbesondere die XML-basierte XRechnung, die hybrid für Mensch und Maschine lesbare Spezifikation ZUGFeRD[2] sowie das elektronische Transferverfahren EDI[3] mit seinen mehreren Varianten bzw. Subsets.

Dabei gilt: Auch wenn die fehlende Einheitlichkeit der Übertragungswege dies erschwert, müssen die Adressaten ungeachtet geltender Übergangsfristen bereits zum Stichtag alle E-Rechnungen zuverlässig empfangen und verarbeiten können. Daran führt kein Weg vorbei. Die Gehring Group, Spezialist für Akten­archivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, empfiehlt daher, die Notwendigkeit als Chance zu begreifen und zeitnah eine digitale Poststelle einzuführen. Diese nämlich verhindert Medienbrüche, indem alle eintreffenden Briefdokumente maschinenlesbar gescannt, verschlagwortet und in die führenden IT-Systeme zur Weiterleitung an die zuständigen Personen überführt werden – inklusive E-Rechnungen in abweichenden Formaten, wenn sie vom eingesetzten FiBu-System nicht interpretiert werden können.

„Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Schon in wenigen Jahren wird man sich nicht mehr vorstellen können, ehemals umständlich offline fakturiert und kontiert zu haben“, prognostiziert Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Das gilt umso mehr für die digitale Poststelle als bedeutendem Meilen­stein auf dem Weg der digitalen Transformation. Wer sie eingeführt hat, mag sich kaum noch an die sprichwörtlich steinzeitlichen Verfahren zuvor erinnern. Daher sollte man jetzt Nägel mit Köpfen machen und besser gleich komplett die digitale Poststelle einführen. Diesen Schritt begleiten wir gern mit unserem vielfach bewährten Einführungskonzept, das auf der Grundlage langjähriger Expertise im Umgang mit digitalen Dokumenten entstanden ist.“

Mehr Flexibilität, Effizienz und Sicherheit im Büroalltag
Die digitale Poststelle hebt den Medienbruch auf, indem relevante elektronische mit Briefpost an zentraler Stelle zusammengeführt wird, um sie für die Weiterbearbeitung über das maßgebliche Kundensystem vorzubereiten. Dies ist notwendig, um nachgela­gert Workflows etablieren zu können, über die alle Dokumente (in Echtzeit und über die physischen Grenzen des Unternehmens hinaus) schnell und sicher an die zuständigen Stellen gelangen – inklusive Stellvertreterkonzepten. Auf diese Weise ersparen digitale Poststellen mit ihrem hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld, zudem minimieren sie Fehlerpotenziale wie etwa manuelle Fehlkontierungen in der Buchhaltung.

Die Gehring Group hat basierend auf ihren weitreichenden Erfahrungen ein Einführungskonzept entwickelt, das den schnellen und sicheren Aufbau wie auch den fortlaufenden Betrieb digitaler Poststellen ermöglicht – wahlweise im eigenen Unter­nehmen oder ausgelagert. Neben einschlägigen Beratungsdienstleistungen steht die Gehring Group gleichsam als versierter Partner bereit für die Implementierung und Durchführung interner wie externer digitaler Poststellen.

Zur ganzheitlichen Vorgehensweise der Gehring Group gehört (bei der externen digitalen Poststelle) das Umleiten der Kunden-Eingangspost zur ausgelagerten Scan-Station. Dort wird gemäß der vorherigen Absprache mit dem Auftraggeber entschieden, welche Dokumente überhaupt zu scannen sind. Das Einlesen erfolgt mithilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, woraufhin sich die Indexierung und Überführung in das jeweils führende Kundensystem anschließen. Dies eröffnet die generelle Möglichkeit, von dort die Eingangspost über individuell definierte Workflows zu verteilen. Abschließend kann (je nach Aufbewahrungspflicht) das Quellmaterial datenschutzkonform geschreddert und entsorgt oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
► https://youtu.be/jRLs78JXo7w

^[1] ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

^[2]  „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

^[3] „Electronic Data Interchange“

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größen­ordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstent­wickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdaten­schutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für ihr ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditätsvorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kate­gorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

• Digitalisierung von papiergebundener Eingangspost erfolgt wahlweise inhouse oder auch ausgelagert an die Gehring Group als spezialisiertem Anbieter

Oberhausen, 19. März 2024. Die Gehring Group, Spezialist für Akten­archivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, stellt ihr modulares Angebot rund um Aufbau und Betrieb digitaler Poststellen vor. Dabei werden Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen unterstützt, ihre per Briefpost eintreffenden Dokumente zu digitalisieren, die Dateien zu indexieren und in entsprechende Work­flows zur verteilten Weiterbearbeitung in beliebige führende IT-Systeme einzuspielen – so etwa in ECM (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Management), Warenwirtschaft (WWS) oder Finanzbuchhaltung. Wahlweise betreut die Gehring Group die laufende digitale Postbearbeitung als interne Lösung oder wickelt sie für ihre Kunden ausgelagert ab.

Digitale und analoge Eingangspost an zentraler Stelle zusammenführen und verwalten: Digitale-Poststellen-Betriebe sparen Zeit und Geld, sie minimieren darüber hinaus auch die Fehlerpotenziale etwa beim Verteilen der Post oder Abtippen von Überweisungsdaten. Über das gesamte Unternehmen hinweg und an den entschei­denden Stellen zeitnah und zuverlässig Informationen verfügbar zu haben, wirkt sich zudem positiv auf die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit aus. Der besondere Anreiz: Eine digitale Poststelle lässt sich in vergleichsweise kurzer Zeit und ohne weitreichende Verflechtungen in die betriebliche Organisation auf den Weg bringen – und je früher man umstellt, desto schneller stellen sich die gewinnbringenden Vorteile ein. Außerdem kann die digitale Poststelle ein wichtiger erster Meilenstein sein auf dem Weg der digitalen Transformation.

„Sicherer, effizienter, günstiger, dazu flexibler, nachhaltiger und nachvollziehbar: Gegenüber ihrer klassischen Form bietet die digitale Poststelle entscheidende Vorteile“, so Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Sie rechnet sich bereits ab etwa 50 Mitarbeitenden: Gerade mit mehreren Abteilungen und Hierarchiestufen, verteilten Standorten oder einem hohen Homeoffice-Anteil wird die digitale Poststelle zu einer bedeutenden Unterstützung im Tagesgeschäft.“

► https://gehring.group

Abgestimmtes Vorgehen: Dokumente bearbeiten, indexieren und einbinden
In der digitalen Poststelle werden Papierdokumente aller Art direkt nach ihrem Eintreffen in digitale Formate überführt und Workflow-tauglich aufbereitet. Ob nun interne oder externe Lösung: Auf dem Weg dorthin muss zunächst die Eingangspost eingescannt werden. Was einfach klingt, wirft bei näherer Betrachtung allerdings Fragen auf: Wie ist umzugehen mit persönlich bzw. vertraulich, an den Betriebsrat, die Personalabteilung oder die Geschäftsführung adressierte Schreiben? Was passiert mit vermeintlicher Dialogpost und Katalogen? Sollen die verschiedenen Inhalte eines Briefs in eine oder mehrere Dateien überführt werden? Zu entscheiden ist zudem, welche Originale nach dem Scannen unter anderem aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und an welchem Ort dies im jeweiligen Fall erfolgen soll. Damit all diese Prozesse sicher und nachvollziehbar gestaltet sind, führt kein Weg an durchdachten Konzepten vorbei. Bereits hier empfiehlt es sich, auf die Expertise und Erfahrung professioneller Dienstleister zurückzugreifen.

Über die eingesetzte Scan-Software lässt sich das gewünschte Zielformat definieren. Das können beispielsweise PDF, TIFF oder JPG sein – je nach führendem IT-System. Mit ArchiCapture® verfügt die Gehring Group über eine selbstentwickelte und betont leistungsstarke Scan-Software, die sowohl inhouse als auch in ausgela­gerten Projekten eingesetzt wird. OCR (Optical Character Recognition)-Technologie und Indexierung ermöglichen es dabei, dass alle Autorisierten jederzeit und ohne lange Sucherei auf den zentralen Datenpool zugreifen können.

Die Dateien können von der digitalen Poststelle aus direkt an die führenden IT-Systeme übergeben werden. Möglich ist außerdem auch, sie direkt zu verteilen –wahlweise personalisiert oder an die jeweils zuständigen Abteilungen. Dies kann per E-Mail oder per gesicherter VPN (Virtual Private Network)- bzw. SFTP (Secure File Transfer Protocol)-Verbindung in überwachte Verzeichnisse erfolgen. Für noch mehr Effizienz sorgt, wenn automatisch erkannt wird, um welchen Dokumenttyp es sich han­delt und welcher Workflow anzustoßen ist. Das Auslesen etwa von Vertragsnummern oder Lieferantenangaben per OCR funktioniert bei standardisierten Belegen am besten.

Wertvolle Unterstützung bei Aufbau und laufendem Betrieb
Wichtig zu beachten: Aufbau und Betrieb einer digitalen Poststelle erfordern Know-how und Technologie genauso wie Geräte und Personalressourcen – dies alles mit entsprechender Redundanz. Dabei unterstützt die Gehring Group ganz nach Bedarf mit Beratung und individuellen Umsetzungsangeboten. „Selbst gut organisierte Unter­nehmen können durch die klassische Briefpost ausgebremst werden. Das liegt an den Nachteilen papiergebundener Kommunikation. Denn jeder analoge Beleg wirkt in der modernen Arbeitswelt wie ein Trichterhals und verhindert schlanke Prozesse. Wer aber effiziente Workflows etablieren und am Laufen halten möchte, muss Medienbrüche vermeiden“, pointiert Nils Gehring die Bedeutung der digitalen Poststelle.

Hintergrund: Flexible und zugleich nachhaltige Bürokommunikation
Die digitale Poststelle wirkt nachhaltiger, da sie für Verarbeiten und Verteilen der Dokumente kein weiteres Papier (Stichwort: Kopien) benötigt; bei dessen Herstellung nämlich werden beträchtliche Mengen an wertvollen Ressourcen wie Holz, Energie und Wasser verbraucht. Der Umgang mit digitalen Medien ist aber auch deutlich flexibler und effizienter. Schließlich lassen sich Dateien orts- und zeitunabhängig auf allen Endgeräten anzeigen und editieren – auf dem PC im Büro, dem Notebook im Home­office oder mobil auf dem Smartphone. Digitale Belege kann man außerdem viel schneller suchen und finden, selbst wenn Dritte gerade parallel auf das gleiche Dokument zugreifen. Erst so wird verteiltes Arbeiten überhaupt erst möglich mit schlanken Workflows ohne Liegezeiten.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
► https://youtu.be/jRLs78JXo7w

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größen­ordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstent­wickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdaten­schutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für ihr ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditätsvorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kate­gorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

• Steigende Nachfrage insbesondere von Digitalisierungs-Dienstleistungen lässt den Personalstamm von 44 auf 54 Mitarbeiter*innen wachsen

Oberhausen, 31. Januar 2022. Die Gehring Group mit Standorten in Oberhausen und Rendsburg hat im Geschäftsjahr 2021 ihr bislang bestes Ergebnis in ihrer über 25-jährigen Unternehmensgeschichte erzielt. Auf das 2020 gegenüber dem Vorjahr erwirtschaftete Umsatzplus von rund 41 Prozent konnte jetzt 2021 ein Wachstum von 65 Prozent gegenüber dem Vorjahr erzielt werden. Wesentlicher Treiber für das erneute Rekordergebnis war der Geschäftsbereich Digitalisierung, der aktuell etwa zu einem Drittel dem Jahresumsatz beiträgt und dessen Ausmaß sich jährlich verdoppelt. Wie geplant wurde hierfür Spezialequipment wie A0-Flachbett- und High-End-Buchscanner sowie Beleggut-schonende Einzugsscanner für Hybrid-Arbeitsplätze angeschafft, implementiert und in ersten Kundenprojekten erfolgreich eingesetzt. Die Anzahl der jährlich gescannten Seiten hat sich 2021 gegenüber dem Vorjahr auf über 5 Mio. verdreifacht.

Die außerordentliche Umsatzhöhe 2021 wurde jedoch auch durch Sondereffekte mit bedingt wie u. a. dem Auftrag eines großen privatisierten Staatskonzerns. Von dessen Standorten hat die Gehring Group im letzten Jahr in mehreren Teilprojekten über 515.000 Personalakten zur externen physischen Archivierung und Verwaltung in ihr Hochsicher­heitslager übernommen; das umgesetzte Auftragsvolumen macht rund 18,5 Kilometer Regallänge aus. Das Gesamtvolumen des physischen Archivguts hat sich im Geschäfts­jahr 2021 um 23 Kilometer auf insgesamt knapp 160 Kilometer vergrößert, die Anzahl der Kundenanforderungen nach eingelagerten Akten mit mehr als 3.000 pro Monat gegen­über dem Vorjahr verdoppelt.

Die Gehring Group ist versierter Experte für Archivlogistik mit der physischen Aufbewahrung von Akten in eigenen Hochsicherheitslagern, der Digitalisierung von Akten im eigenen Scan-Center und dem Aufbau hybrider Archive; diese Leistungen sind jeweils auch inhouse bei den Kunden möglich. Das Angebot umfasst selbstentwickelte Software-Produkte wie die Archivierungs-Software ArchiStore^®, den Profi-Scan-Client ArchiCapture^® und ArchiPharm^® als Speziallösung für die Pharmabranche, ferner Services für die externe digitale Poststelle und die professionelle Aktenvernichtung sowie individuelle Beratungs­angebote.

Lohnenden Investitionen in die Mitarbeiter*innen
Was sich schon länger anzeigte, hat zur Pandemie weiter an Fahrt aufgenommen: Professionelles Scannen und die Digitale Poststelle werden als Dienstleistung gerade auch zur Einbindung von Heimarbeit immer stärker nachgefragt. „Wir profitieren heute davon, uns frühzeitig im Bereich Digitalisierung aufgestellt und – als einer der ersten Anbieter überhaupt – im Einklang mit der DSGVO klar strukturierte Prozesse etabliert zu haben“, erklärt Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. Als ganz wesentlich hätten sich dabei die qualifizierten und motivierten Mitarbeiter*innen erwiesen, ohne die das unternehmerische Wachstum nicht möglich gewesen wäre. Dass der Stamm um zehn auf jetzt 54 Kolleg*innen aufgestockt werden konnte, führt Nils Gehring nicht zuletzt auf das hohe Engagement im Personalbereich zurück. So investiert die Gehring Group bereits seit langem in erhöhte Sozialleistungen. Das Unternehmen wurde zuletzt mehrfach vom Oberhausener Bündnis für Familie als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für sein ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditätsvorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kategorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ wird außerdem ab 1. August 2022 eine neue Betriebs-Kindertagesstätte Eltern in Firmen und Öffentlichkeit insgesamt 120 Betreuungsplätze für ihre Kinder anbieten.

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für ihr ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditäts­vorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kategorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es ab 1. August 2022 einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

• Ausbau des Maschinenparks ermöglicht effizientes Durchführen hochkomplexer Scan-Aufgaben im Kundenauftrag

Oberhausen, 8. Februar 2021. Bei der Gehring Group aus Oberhausen hat sich im Geschäftsjahr 2020 die positive Entwicklung der Vorjahre fortgesetzt. So konnte auch in Zeiten von Corona-Pandemie und Lockdowns der Mitarbeiterstamm um 19 auf nunmehr insgesamt 44 weiter ausgebaut werden. Gleichzeitig hat der mittelständische Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege eine Inklusionsabteilung eingerichtet und damit zahlreiche Arbeitsplätze für Menschen mit Beeinträchtigungen geschaffen. Mit entscheidend für den erfreulichen Umsatzanstieg gegenüber dem Vorjahr in Höhe von rund 41 Prozent ist insbesondere die deutlich gestiegene Nachfrage im Bereich Digitalisierung mit Dienstleistungen wie der digitalen Poststelle und Scan-on-Demand-Services für Kunden, die Ihre Akten auch physisch von der Gehring Group archivieren lassen. Um diesen Angebotsbereich noch weiter ausbauen zu können, wird gerade Spezialequipment angeschafft wie etwa A0-Flachbettscanner und High-End-Buchscanner sowie besonders Beleggut-schonende Einzugsscanner an Hybrid-Arbeitsplätzen.

Die Gehring Group betont als Familienunternehmen traditionell ihre soziale Verantwortung als Arbeitgeber. Vor diesem Hintergrund erfolgte Anfang 2020 die Auszeichnung als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“. Bei der Vergabe des Siegels durch das Oberhausener Bündnis für Familie wurden Aspekte der ausgeglichenen Work-Family-Balance berücksichtigt wie individuelle Arbeitszeit­modelle, Homeoffice in Buchhaltung, Verwaltung, Vertrieb und Geschäftsleitung, aber auch zeitliche Flexibilität bei familiär bedingten Notfällen. Mit einem unter­nehmenseigenen Versorgungskonzept fördert die Gehring Group zudem die Alterssicherung und Gesundheitsversorgung ihrer Mitarbeitenden, die alle private Kranken- und Zahnzusatzversicherungen erhalten haben. Bereits im Bauantrags­stadium befindet sich darüber hinaus die Errichtung einer in das neue Büro­gebäude integrierten Kindertagesstätte. Dort soll ab August 2022 ein Tages­betreuungsangebot für 120 Kinder vornehmlich aus dem direkten Umfeld entstehen.

Die Gehring Group ist versierter Experte für Archivlogistik mit der physischen Aufbewahrung von Akten in eigenen Hochsicherheitslagern, der Digitalisierung von Akten im eigenen Scan-Center und dem Aufbau hybrider Archive; diese Leistungen sind jeweils auch inhouse bei den Kunden möglich. Das Angebot umfasst selbstentwickelte Software-Produkte wie die Archivierungs-Software ArchiStore^®, den Profi-Scan-Client ArchiCapture^® und ArchiPharm^® als Spezial­lösung für die Pharmabranche, ferner Services für die externe digitale Poststelle und die professionelle Aktenvernichtung sowie individuelle Beratungsangebote.

„Wir freuen uns sehr, im letzten Geschäftsjahr in Umsatz und Beschäftigten­zahl so deutlich zugelegt zu haben. Das ist gerade im Zuge der Corona-Pandemie und den enormen Folgen der Beschränkungen für die Wirtschaft keine Selbst­verständlichkeit“, betont Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäfts­führung der Gehring Group, und schaut zugleich voraus: „Diese erfreuliche Entwicklung verschafft uns wertvolle Impulse auch für alle anstehenden Vorhaben – und davon gibt es reichlich. Wir hoffen, auch im laufenden Jahr gestärkt aus der Corona-Zeit herauszugehen, um die Unternehmen bei ihren aktuellen Heraus­forderungen unterstützen zu können. Dazu zählt insbesondere der überwiegende oder dauerhafte Betrieb von Homeoffices beispielsweise über digitale Poststellen.“

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Post­stelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ aus­gezeichnet. Schon bald eröffnet mit dem „Gehring Group Giraffenland“ der betriebseigene Kinder­garten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen wird. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

• Langjähriges DMS-Mitglied Diebold will mit Professionalisierung des potenzialreichen Geschäftsbereichs Archivlogistik sein Angebotsportfolio für Business-Kunden erweitern

Oberhausen und Offenburg, 28. August 2020. Bislang spielte die Archivlogistik bei der auf Umzüge für Privat- und Business-Kunden spezialisierten Diebold GmbH & Co KG aus Offenburg eine eher untergeordnete Rolle. Das soll sich jetzt ändern: Um den potenzialreichen Geschäftsbereich der Archivdienstleistungen im B-to-B-Segment weiter auszubauen, hat sich der im Südwesten Baden-Württembergs und dem angrenzenden Elsass aktive Spezialist für Umzug & Logistik für eine Partner­schaft mit der Gehring Group entschieden. In diesem Zusammenhang nutzt Diebold jetzt die von seinem Kooperationspartner selbstentwickelte Aktenverwaltungs­lösung ArchiStore^® und profitiert zudem von dessen fachlicher Expertise sowie vertrieblicher Unterstützung insbesondere bei Großprojekten. Nach schrittweiser Umstellung aller bestehenden Archivkunden auf ArchiStore^® ist der weitere Ausbau insbesondere im Bereich digitaler und hybrider Archive bereits angedacht.

Die heutige Diebold GmbH & Co KG wurde 1910 gegründet und gehört seit 1968 als eigenständiges Unternehmen der im gleichen Jahr gegründeten Deutschen Möbelspedition (DMS) an. Das Angebotsportfolio der 20 Mitarbeiter zählenden Diebold umfasst Privat- und Firmenumzüge inklusive Maschinen- und High-Tech-Transporte sowie den jetzt forcierten Bereich der Archivdienstleistungen.
► https://www.diebold-logistik.de

Erfolgreiche Suche nach dem passenden Angebot
Auf der Suche nach dem geeigneten Partner hatte Pascal Ding im letzten Jahr ausgiebig den Markt sondiert. In vielen der gesichteten Produkte hätte er jedoch keine substanzielle Verbesserung zu seinem bestehenden System erkennen können, andere Anbieter wiederum seien aufgrund ihrer Größe zu wenig flexibel und an starre Standards gebunden unterwegs. „Die Gehring Group ist zwar etwas größer, aber genauso wie wir inhabergeführt mit allen Vorteilen eines Miteinanders auf Augenhöhe und der Bereitschaft, mit flexiblen Lösungen auf kundenindividuelle Anforderungen zu reagieren“, wie der geschäftsführende Gesellschafter der Diebold GmbH & Co KG betont. Die Entscheidung für die Gehring Group vollzog sich aber nicht zuletzt auch vor dem Hintergrund ihrer modernen und hochskalierbaren Software. Früher noch mussten die Diebold-Kunden ihre benötigten Akten in PDF- und/oder Excel-basierten Bestandslisten heraussuchen und namentlich per Fax bestellen – ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess, bei dem unter anderem auch nicht nachvollziehbar war, ob und von wem eine Akte gerade parallel ausge­liehen wurde. „Mit ArchiStore^® können unsere Kunden jetzt ihre kompletten Archivbestände jederzeit in Echtzeit prüfen, die Verfügbarkeit abrufen und Akten online zur Einsicht bestellen“, wie Pascal Ding erläutert. Das ermöglicht beispiels­weise auch, dynamische Akten im Archiv zu führen, etwa über mehrmonatige Projekte mit Unterbrechungen. Auch das Picken der Dokumente im Lager verläuft Barcode-gesteuert jetzt deutlich effizienter.

Noch im Sommer 2020 soll die Umstellung der Bestandskunden auf ArchiStore^® abgeschlossen sein; auch mehrere Kleinkunden hat Diebold in der Zwischenzeit bereits gewonnen. „Dank unserer Partnerschaft mit der Gehring Group haben wir die Archivlogistik aus ihrem Schattendasein gehoben, sind jetzt zukunfts- wie technologiesicher aufgestellt und werden unsere Leistungen in diesem Bereich nun auch proaktiv vermarkten“, resümiert Pascal Ding. Zeitgleich mit anlaufenden vertrieblichen Maßnahmen prüft er die Einführung weiterer Angebote der Gehring Group ins eigene Portfolio. Dazu gehört insbesondere die Schnittstelle zwischen dem klassisch papiergebundenen und dem digitalem Archiv mit seinen hybriden Formen, wo nur Dokumente mit häufigen Zugriffen aufwändig digitalisiert und weniger oft benötigte mit zudem geringerer Restlagerdauer eher physisch archiviert werden.

Klassische Win-win-Situation
„Wir haben mit der Archivierung begonnen, können uns aber auch gut vorstellen, noch weitere Produkte der Gehring Group mitaufzunehmen und von der fachlichen Expertise unseres neuen Partners zu profitieren – mit Gehring groß werden und vielleicht sogar so groß wie Gehring“, wie Pascal Ding pointiert. Genau diesen Weg zeichnet auch Nils Gehring ab und betont dabei die Win-win-Situation beider Seiten: „In unserer Software stecken der gesamte Wissensschatz und die Erfahrung eines langjährigen Archiv-Spezialisten. ArchiStore^® bietet die technologische Basis und den verlässlichen Rahmen für alle tagtäglichen Prozesse rund um Archive und Akten“, so der geschäftsführende Gesellschafter der Gehring Group GmbH. „Außer­dem verstärken wir natürlich über einen soliden und in seiner Region bestens etablierten Partner wie Diebold unsere logistischen Möglichkeiten im südwest­deutschen Raum vor dem Hintergrund, dass jeder Partner seine Stärken zum Gunsten des anderen einbringen kann.“

Über Diebold
Die heutige Diebold GmbH & CO KG wurde 1910 gegründet. Das 20 Mitarbeiter zählende inhaber­geführte Logistikunternehmen unterhält neben Außenlageranlagen seinen zentralen Sitz in Offen­burg am Oberrhein. Das gewachsene Kerngeschäft ist der Umzug und dies im ausgewogenen Verhältnis sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden. Zu den umzugsnahen Dienstleistungen in B-to-B-Bereich gehören u. a. Firmenumzüge, Maschinen- und High-Tech-Transporte wie auch Archivdienstleistungen. Das regionale Einzugsgebiet von Diebold konzentriert sich im Südwesten des Landes Baden-Württemberg um Offenburg, Lahr/Schwarzwald und den Umkreis bis grenzüber­schreitend auf Straßburg und das Elsass. Bereits seit 1968 gehört Diebold als eigenständiges Unternehmen der im gleichen Jahr gegründeten DMS Deutsche Möbelspedition an mit deutschlandweit insgesamt 70 Betrieben und rund 6.600 Mitarbeitern an 120 Standorten. Weitere Informationen können unter https://www.dms-logistik.de abgerufen werden.

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Post­stelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ aus­gezeichnet. Schon bald eröffnet mit dem „Gehring Group Giraffenland“ der betriebseigene Kinder­garten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen wird. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Kunden unterschiedlichster Größe, Struktur und Branchen, kompromisslos hochwertige Lösungen und Services markieren Eckpfeiler des langjährigen Erfolgs

Oberhausen, 2. Juni 2020. Die Gehring Group feiert 2020 mit Stolz und Freude ihr 25-jähriges Firmen­jubiläum – die Wurzeln des Unternehmens in der Logistik reichen sogar bis ins Jahr 1950 zurück. Aus dem einst reinen Logistikunternehmen mit zweitem Standbein in der physischen Archivierung entstand zunächst der erste professionelle Archiv­dienst­leister Deutschlands. Das Portfolio ist in der Folge fließend gewachsen und mit ihm auch das mittelständische Unternehmen. So positioniert sich die nach wie vor familiengeführte Gehring Group heute als Spezialist mit einem umfassenden Angebot in der Aktenarchivierung, Digitalisierung im eigenen Scan-Center sowie der Entwicklung und Vermarktung professioneller Archivierungssoftware und Scan-Clients.

Mit dem Eintrag ins Handelsregister am 26. Juni 1995 fiel der offizielle Startschuss für die damalige Gehring Archivdepot GmbH unter der Leitung von Christa und Rolf Gehring. Im Mittelpunkt stand schon damals ein modulares Angebot rund um die selbstentwickelte Software ArchiStore^® für eine maßgeschneiderte Aktenarchivierung in allen Größenordnungen. In den folgenden Jahren erweiterte sich das Portfolio kontinuierlich, etwa durch die Entwicklung von ArchiPharm^® als Spezial-Software für die Pharmabranche. Hinzu kamen auch die Bereitstellung von Services und die Entwicklung von Software-Produkten für Digitalisierung, zum Beispiel für digitale Poststellen oder die hybride Archivierung. Parallel dazu etablierte sich ein Franchisesystem mit einem Netzwerk von Partnern in Deutsch­land, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden.

Mitte der 2010er Jahre erfolgte eine strategische Neuausrichtung, um die Kunden noch besser zu bedienen und die Wachstumspotenziale der eigenentwickelten Softwareprodukte optimal auszuschöpfen. Heute agiert man mit Standorten am Firmensitz in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) sowie in Rendsburg (Schles­wig-Holstein) unter dem Dach der Gehring Group GmbH als Verbund von eigen­ständigen und inhabergeführten mittelständischen Unternehmen mit weiteren Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Nationale wie internationale Kunden vertrauen auf die kompetenten Services rund um das Handling von Archiven, die langzeitliche Aufbewahrung von Akten und deren professionelle Digitalisierung sowie die Kompetenz bei der Entwicklung maßgeschneiderter Software-Lösungen für die physische und digitale Archivierung – auch projektbezogen.

An der Spitze des mittelständischen Familienunternehmens stehen die geschäftsführenden Gesellschafter Rolf und Nils Gehring. Zahlreiche der aktuell 43 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bereits seit vielen Jahren für die Gehring Group tätig, die dank ihres Engagements für eine ausgewogene Work-Life-Balance zu Jahresbeginn als „Vorbildlich familienfreundliches Unternehmen 2020“ ausgezeich­net wurde. In diesem Kontext starteten jüngst beispielsweise auch die Planungen zur Einrichtung einer eigenen, bilingualen Kindertagesstätte mit 120 Plätzen.

Erste Adresse rund ums Archivieren
Die Gehring Group fungiert als versierter Experte für Archivlogistik mit der physischen Aufbewahrung von Akten in eigenen Hochsicherheitslagern, die Digitalisierung von Akten im eigenen Scan-Center und den Aufbau hybrider Archive; diese Leistungen sind jeweils auch inhouse bei den Kunden möglich. Das Angebot umfasst selbstentwickelte Software-Produkte wie die Archivierungs-Software ArchiStore^®, den Profi-Scan-Client ArchiCapture^® und ArchiPharm^® als Spezial-Software für die Pharmabranche, außerdem Services für die externe digitale Poststelle und die professionelle Akten­vernichtung sowie individuelle Beratungsangebote. Aktuell gehören zur Gruppe die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG und die GehRack Grund­stücksverwaltungs GmbH & Co. KG. Im Archivierungsumfeld bestehen darüber hinaus Beteiligungen etwa an der Vollmer Archiv GmbH und der insoadvice GmbH, die spezielle Dienstleistungen für Insolvenzverwalter anbietet.

„Das Geheimnis des langjährigen Erfolgs der Gehring Group liegt definitiv in der hohen Qualität unserer Dienstleistungen und Software-Angebote, die wir konti­nuierlich – Stichwort Digitalisierung – weiterentwickeln. Weitere Erfolgsgaranten sind zudem die umfassende Expertise unserer erfahrenen Mitarbeiter und die von Beginn an klare Ausrichtung auf die jeweils ganz individuellen Anforderungen unserer Kunden“, ist sich Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäfts­führung der Gehring Group GmbH, sicher. „Aufgrund der weiterhin bestehenden Beschränkungen durch die Corona-Krise muss unsere Jubiläumsfeier aktuell nun leider in einem sehr kleinen Kreis stattfinden – eine angemessenere größere wird aber ganz bestimmt folgen!“

Gehring Group – Meilensteine 

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Post­stelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ aus­gezeichnet. Schon bald eröffnet mit dem „Gehring Group Giraffenland“ der betriebseigene Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen wird. Weitere Informationen können unter https://gehring.group abgerufen werden.

• Strategische Positionierung in ausgewählter Branche erfolgt nach Beteiligung an der Vollmer Archiv GmbH im Umfeld von Security-, Geld-/Wertdienst und Brandschutz

Oberhausen, 5. März 2020. Mit einem breitgefächerten Portfolio rund um das Handling von Archiven sowie der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten agiert die Gehring Group bereits seit vielen Jahren als versierter Spezialist für Archivlogistik. Das Angebot des familiengeführten mittelständischen Unternehmens mit Standorten in Oberhausen und Rendsburg umfasst dabei physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, unter anderem mit Services für die digitale Poststelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungs­angebot. Darüber hinaus verstärkt sich die Gehring Group – auch und gerade in Zeiten der fortschreitenden digitalen Transformation – sukzessive in ausgewählten Branchen über strategische Unternehmensbeteiligungen. So wurde jetzt Ende 2019 gemeinsam mit der auf Insolvenzverwaltung spezialisierten Sozietät Schwentker Bückmann die insoadvice GmbH gegründet. Ziel des ebenfalls in Oberhausen ansässigen Unterneh­mens ist die Entwicklung und der Vertrieb von Templates und Software-Anwendungen für die Digitale Poststelle mit einer automatisierten Verschlagwortung. Funktionsseitig sind diese auf die speziellen Anforderungen von Insolvenzverwaltern zugeschnitten, zugleich ist aber auch jederzeit eine Nutzung in anderen Kanzleien möglich.

Mit der Vollmer Archiv GmbH, Mülheim an der Ruhr, vollzog sich bereits zwei Jahre zuvor eine weitere Beteiligungsgründung. In ihr vereinigt sich das Archivlogistik- und Digitalisierungs-Know-how der Gehring Group mit der langjährigen Sicherheits-Expertise der Vollmer­gruppe. Mittelständisch aufgestellt, bietet das Unternehmen in Bereichen wie Security, Notrufservices, Geld- und Wertdienst oder auch Brandschutz individuelle Lösungen für Akten- und Datenarchivierung inklusive spezialisierter Software, Beratung sowie Aktenvernichtungsservices. Darüber hinaus unterstützt Vollmer Archiv seine Kunden ebenfalls bei Aufbau und Betrieb einer Digitalen Poststelle.

Die gemeinsame Geschichte mit der A. Denker GmbH & Co. KG aus dem schleswig-holsteinischen Rendsburg reicht bis ins Jahr 2015 zurück. Über das bis heute eigenständige Tochterunternehmen der Gehring Group profitieren Unternehmen vornehmlich im norddeutschen Einzugsbereich vom umfassenden Leistungsspektrum in Archivlogistik und Aufgabenfeldern der Digitalisierung.

„Als langjähriger Anbieter professioneller Archivierungs- und Digitalisierungs-Lösungen richtet sich die Gehring Group an Unternehmen und Organisationen aller Art“, so Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group GmbH. „In ausgewählten Branchen wie der Insolvenzverwaltung und dem Bereich der Sicherheitsdienstleistungen positionieren wir uns über gemeinsame Unter­nehmen mit dort etablierten Spezialisten. Diesen strategischen Weg der Erweiterung von Portfolio und Reichweite in ausgewählten Segmenten werden wir auch künftig verfolgen.“

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Post­stelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Daten­material sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ aus­gezeichnet. Schon bald eröffnet mit dem „Gehring Group Giraffenland“ der betriebseigene Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen wird. Weitere Informationen können unter https://gehring.group abgerufen werden.

Oberhausen, 24. Januar 2020. Individuelle Arbeitszeitmodelle, Homeoffice in Buchhaltung, Verwaltung, Vertrieb und Geschäftsleitung, zeitliche Flexibilität bei familiär bedingten Notfällen und mehr: Die Gehring Group GmbH, in Oberhausen ansässiger Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege, ist Sieger im Wettbewerb „Vorbildlich familienfreundliches Unternehmen 2020“ in der Kategorie ‘Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten‘. Mit der jetzt zum 14. Mal vergebenen Auszeichnung ehrt das Oberhausener Bündnis für Familie Unternehmen in Oberhausen, die für eine bessere Balance von Familie und Arbeitswelt Sorge tragen. Dabei sollen ihre Ideen und Konzepte andere Betriebe zur Nachahmung motivieren und ihnen Wege zu gelebter Familienfreundlichkeit aufzeigen. Während einer Feierstunde im Schloss Oberhausen am Dienstag, 14. Januar 2020, überreichte Oberbürgermeister Daniel Schranz die Urkunde an Nils Gehring, Gesellschafter und Mitglied der Geschäftsführung der Gehring Group. Damit verbunden ist ein Preisgeld in Höhe von 1.000 Euro sowie ein hochwertiges Schild des Bündnisses für Familie mit dem Schriftzug „Vorbildlich familienfreundliches Unternehmen 2020 in Oberhausen“.

Mit ihrem eindrucksvollen Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie konnte die Gehring Group bei ihrer zweiten Teilnahme am Wettbewerb die Jury aus Vertretern von Stadt, Organisationen und Institutionen durchweg überzeugen. So bietet das Unternehmen seinen 37 Beschäftigten neben individuellen Gesundheitsangeboten und Firmenwagen oder -fahrrädern zur privaten Nutzung auch individuelle Lohnkonzepte. Besonders wichtig für Familien sind darüber hinaus ein hohes Maß an Individualität und Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung sowie die Möglichkeit einer Homeoffice-Tätigkeit. Bezahlte Freistellung bei Krankheit der Kinder sowie ein „Kinderzimmer“, um Kinder mit in die Firma bringen zu können, wenn es zum Beispiel wegen Kitaschließungen Betreuungsengpässe gibt, sind selbstverständlich und regelmäßige Events – gerne auch mit der ganzen Familie – runden das Angebot an die Mitarbeiter ab.

Gemeinsam mit einem pädagogischen Partner plant die Gehring Group zudem für 2021 eine eigene bilinguale Kindertagesstätte mit 120 Plätzen in sieben Gruppen. Drei davon wird die Stadt Oberhausen für den öffentlichen Bedarf nutzen, vier Gruppen stellt die Gehring Group ihren eigenen sowie Mitarbeitern von umliegenden Oberhausener Unternehmen zur Verfügung.

„Wir freuen uns sehr über die Auszeichnung als ‘Vorbildlich familienfreundliches Unternehmen 2020‘, zeigt sie uns doch, dass wir auf dem richtigen Weg sind, wenn es um die oft so schwierige Balance zwischen Familie und Arbeit geht – als stolzer Vater von Zwillingen weiß ich genau, wie herausfordernd dies oft sein kann“, kommentiert Nils Gehring. „Gerade auch als mittelständisches Unternehmen sind wir uns des hohen Werts zufriedener Mitarbeiter bewusst, die mit ihrer Kompetenz und ihrem Engage­ment entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen. Es ist daher überaus wichtig für uns, unserem Team ein optimales Arbeitsumfeld zu bieten, das sich zugunsten eines erfüllten Familienlebens gleichzeitig individuell und flexibel gestalten lässt.“

Hintergrund „Vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“
Verantwortlich für die Durchführung des Wettbewerbs „Vorbildlich familienfreund­liches Unternehmen“ ist der Bereich Chancengleichheit der Stadt Oberhausen mit der Oberhausener Wirtschafts- und Tourismusförderung GmbH (OWT). Kooperations­partner sind die Kreishandwerkerschaft, die IHK, die NRW Regionalagentur MEO e. V., der DGB, Agentur für Arbeit, AG Wohlfahrt, Competentia – Kompetenzzentrum Frau und Beruf und der Unternehmerverband.

Die Unternehmen füllten einen Kurzfragebogen aus und wurden anschließend von einem Mitglied der 13-köpfigen Jury besucht. So wurde ein direkter, persönlicher Kontakt zu den Unternehmen hergestellt und im Gespräch Zusammenhänge und Gegebenheiten deutlich, die über einen Fragebogen nicht ausreichend zu vermitteln sind.

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größen­ordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstent­wickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot. Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungs­umfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet. Weitere Informationen können unter https://gehring.group abgerufen werden.