Gehring Group

Gehring Group stellt neues Online-Portal vor

Andreas Becker — Thu, 16 Apr 2026 11:52:30 +0000

Spezialist für Aktenarchivierung legt in seinem neuen responsiven Internetauftritt verstärkt den Fokus auf lösungsorientierten Kundennutzen

Klare Navigation und verschlankte Inhaltsmengen ermöglichen Besuchern zielgerichtete Verwendung mit schnellem Zugang zur gesuchten Information

Oberhausen, 16. April 2026. Die Gehring Group, Spezialist für Aktenarchivierung und Aktendigitalisierung mit Sitz in Oberhausen, hat ihren Internetauftritt grundlegend erneuert. Das Online-Portal unter https://gehring.group rückt jetzt noch stärker den Kundennutzen in den Vordergrund. Dazu wurden neben der klassischen Navigationsstruktur auch lösungsorientierte Zugangsalternativen zu den Inhalten realisiert. Eine betont kompakte und klar gehaltene Navigation möchte den Besuchern ein effizientes und einfaches Sucherlebnis ermöglichen und ihnen einen schnellen und zielgerichteten Zugriff auf die gesuchten Informationen bieten. Dabei wurde beim Content auf ein ausgeglichenes Verhältnis von Texten, Bildern, Prozessgrafiken und Kurzfilmen geachtet.

„Kunden sind nicht auf der Suche nach irgendwelchen Produkten, sondern nach gut funktionierenden Lösungen für ihre individuellen Problemstellungen“, erklärt Marco Wolf, Prokurist der Gehring Group GmbH. „Diese Erfahrung haben wir zum Kerngedanken für den Relaunch unserer Webwelt gemacht und jetzt noch eindeutiger auf die Perspektive und Anforderungen der Besucher abgestellt.“

Kundennutzen als Leitstern
Die Gehring Group hat ihren neuen Webauftritt optisch und technisch vollständig überarbeitet. Die klassische Navigationsstruktur wurde auf die drei strategischen Kernsegmente Archivieren, Scannen und Software reduziert und in den Hintergrund gestellt. Vordergründig bietet eine Matrix aus typischen Anforderungen und Problemstellungen der Kunden einen direkten Einstieg zu dem kompakt gehaltenen Content. Die deutlich verschlankten Inhaltsmengen stehen in einem harmonischen Zusammenspiel von Texten, Bildern, Prozessgrafiken und Kurzfilmen; Letztere befinden sich derzeit in Produktion und werden schon bald ergänzt. Ziel des neuen Webauftritts ist es, den Besuchern eine intuitive und zielgerichtete Nutzung mit schnellem Zugriff auf die gesuchten Informationen zu bieten. Der Internetauftritt wurde für alle Endgeräte responsiv optimiert.

Bei der Konzeption, Texterstellung und technischen Umsetzung mit dem Content-Management-System (CMS) WordPress haben die beiden Agenturen ars publicandi aus Rodalben und zweigelb aus Pirmasens eng zusammengearbeitet.

Über die Gehring Group
Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größenordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.
Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet. Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet. Weitere Informationen unter https://gehring.group

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Gehring Group kehrt zu ihren Wurzeln zurück

Andreas Becker — Thu, 19 Mar 2026 05:00:12 +0000

Spezialist für Aktenarchivierung und Aktendigitalisierung vollzieht Umzug zur vorherigen Adresse

Oberhausen, 19. März 2026. Die Gehring Group, Spezialist für Aktenarchivierung und Aktendigitalisierung, ist im Oberhausener Gewerbegebiet am Kaisergarten zu ihrer ursprünglichen Adresse Max-Planck-Ring 62 zurückgekehrt. Damit einher geht die Rückkehr aus dem rund zwei Jahre lang zusammen mit einer Betriebs-KiTa genutzten Neubau, der nur wenige hundert Meter entfernt liegt. Der Umzug in die angestammten Räumlichkeiten mit dort vorhandener Infrastruktur verlief plangemäß und schnell.

Bei der KiTa, mit der sich die Gehring Group das Gebäude teilte, handelte es sich um ein Herzensprojekt des damaligen geschäftsführenden Gesellschafters Nils Gehring, der im vergangenen Jahr plötzlich und unerwartet verstarb. In der täglichen Praxis jedoch erwies sich die räumlich enge Verbindung beider Organisationen unter einem Dach als nicht ideal vereinbar.

Die Gehring Group GmbH agiert unter der Leitung des geschäftsführenden Gesellschafters Rolf Gehring, dem Prokuristen Marco Wolf und der Geschäftsleiterin Christiane Busch.

Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.

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Geschäftsjahresabschluss als Chance für Neubeginn

Martina Overmann — Thu, 11 Dec 2025 12:31:58 +0000

Der Jahreswechsel eignet sich besonders gut zum Umstieg von betriebseigenen auf externe Aktenarchive – Anfallende Neuordnung der Ablage zur Umstrukturierung nutzen

Auslagerung in Hochsicherheitslager der Gehring Group gewährleistet sichere gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente sowie schnelle Zugriffe mit Berechtigungskontrolle und Protokollierung

Oberhausen, 11. Dezember 2025. Mit dem Jahresabschluss beginnt immer wieder auch eine neue Archiv-Phase – je nach Dokumentenart für sechs, acht oder auch zehn Jahre: Ein kompletter Jahrgang wird ins hauseigene Archiv verlegt und verbleibt dort bis zum Ende des Lebenszyklus der jeweiligen Akten. Jedoch würde die Aufbewahrung in einem externen Archiv mit entsprechender Fremdverwaltung weitreichende organisatorische, personelle und Kostenvorteile mit sich bringen. Vor diesem Hintergrund stellt der Ultimo des Geschäftsjahres einen besonders guten Zeitpunkt für die Restrukturierung des Archivs dar. So lässt sich die ohnehin anstehende Neuordnung der Ablage und Dokumentation zur grundlegenden Umstrukturierung nutzen. Außerdem können eingeschliffene Routinen einfacher unterbrochen und Prozesse verändert werden, ohne dabei den laufenden Geschäftsbetrieb spürbar zu belasten.

Die Gehring Group, erfahrener Spezialist für Aktenarchivierung mit Sitz in Oberhausen, bietet mit der kontrollierten Auflösung interner Archive in Kombination mit Übernahme der aufbewahrungspflichtigen Dokumente in ihre Hochsicherheitsarchive eine effiziente und kostengünstige Alternative an. Optional können auch jene Akten on demand digitalisiert werden, die oft und vielleicht sogar verteilt genutzt werden müssen. Dies ermöglicht schnelle und ortsunabhängige Zugriffe insbesondere auch dann, wenn die Dokumente gleich auch indexiert und in ein führendes ERP (Enterprise Resource Management)- oder ECM (Enterprise Content Management)-System des Unternehmens eingebunden werden.
► https://gehring.group

Wirklich richtig machen und dabei Ressourcen sparen
Archivieren erfordert weit mehr als das Aufstellen von Regalen in leeren Räumen. Zu denken ist etwa an Sicherheitsvorkehrungen, um die Archivalien vor Brand, Feuchtigkeit, Schimmel und Schädlingen zu schützen, ebenso vor unberechtigten Zugriffen und Diebstahl. Das ist umso wichtiger, wenn man bedenkt, dass es anders als bei der digitalen Archivierung in der Regel keine Sicherungskopien gibt, was im Havariefall existenziell werden kann. Außerdem sollten die Bestände minutiös verwaltet werden: Wer darf auf welche Akte zugreifen, wo befindet sie sich gerade und wann kommt sie zurück in den Bestand? Festzuhalten ist ferner, wann der Lebenszyklus einer Akte endet – im Sinne einer fachgerechten Vernichtung und Entsorgung. Dies alles selbst zu organisieren, erfordert Know-how und viel Zeit der Mitarbeitenden – im herrschenden Fachkräftemangel teuer und schwer zu bewerkstelligen – und eine Spezial-Software zur Verwaltung der Aktenbestände. Damit einher gehen insbesondere hohe Fixkosten. Das Outsourcing-Angebot der Gehring Group bietet hierfür eine echte Alternative,

Auf externes Archiv setzen
Der mittelständische Spezialist für Aktenarchivierung begleitet die digitale Transformation der Unternehmen mit der kontrollierten Auflösung ihrer internen Archive, indem er die Bestände der aufbewahrungspflichtigen Dokumente wie auch künftige in seine Hochsicherheitsarchive übernimmt. Dort methodisch erfasst und eingelagert, können die Akten (auch in Teilen) bei Bedarf binnen kürzester Zeit bereitgestellt werden, inklusive Berechtigungsprüfung und Protokollierung. Im Ergebnis bewahrt das externe Archiv die anvertrauten Dokumente anonym, sicher und kostengünstig auf – zu bezahlen sind nämlich nur das tatsächlich Eingelagerte und der Zugriff darauf. Dokumente, deren Aufbewahrungspflichten erloschen sind, werden zudem in Absprache mit dem Kunden fachgerecht und datenschutzkonform entsorgt.

Noch effizienter lassen sich die Zugriffe gestalten, indem die Gehring Group zugleich auch jene Akten on demand digitalisiert, die oft und vielleicht sogar verteilt genutzt werden müssen. Somit lassen sich durch die Umstellung von internen auf externe Archive nicht nur die Kosten senken, sondern gleichzeitig auch die Prozesse optimieren.

Geld im Archiv sparen und die Prozesse optimieren

Martina Overmann — Mon, 01 Dec 2025 14:51:31 +0000

Gehring Group bietet effiziente und kostengünstige Alternativen für das teure Führen interner Archive – Kompetente Begleitung auf dem Weg der digitalen Transformation

Rechtliche Vorgaben verpflichten auch im Zeitalter von Digitalisierung und KI zur Archivierung von Originaldokumenten – Auslagerung an externe Archive spart Fixkosten

Oberhausen, 1. Dezember 2025. Im Zeitalter von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz (KI) entstehen zunehmend originäre digitale Belege, während sich Papier endgültig auf dem Rückzug befindet; ein spürbarer Treiber von vielen ist die verpflichtende Einführung der E-Rechnung. Auf der Zeitachse sinkt dadurch in Unternehmen aller Art und Größe der Bestand ihrer Printarchive, jedoch wird der finanzielle Aufwand für interne Archive wegen der hohen Fixkostenanteile nicht proportional sinken können. Vor diesem Hintergrund bietet die Gehring Group, erfahrener Spezialist für Aktenarchivierung mit Sitz in Oberhausen, mit der kontrollierten Auflösung interner Archive in Kombination mit Übernahme der aufbewahrungspflichtigen Dokumente in ihre Hochsicherheitsarchive eine effiziente und kostengünstige Alternative an. Optional können auch jene Akten on demand digitalisiert werden, die oft und vielleicht sogar verteilt genutzt werden müssen. Dies ermöglicht schnelle und ortsunabhängige Zugriffe insbesondere auch dann, wenn die Dokumente gleich auch indexiert und in ein führendes ERP (Enterprise Resource Management)- oder ECM (Enterprise Content Management)-System des Unternehmens eingebunden werden.
► https://gehring.group

Nicht zu unterschätzender Aufwand
Um insbesondere steuerrechtliche Vorschriften zu erfüllen oder aufbewahrungswerte Originale zu erhalten, nutzen Unternehmen aller Art und Größen meist interne Printarchive. Doch Archivieren erfordert weit mehr als das bloße Aufstellen von Regalen in leeren Räumen. Zu denken ist etwa an Sicherheitsvorkehrungen, um die Archivalien vor Brand, Feuchtigkeit, Schimmel und Schädlingen zu schützen, ebenso vor unberechtigten Zugriffen und Diebstahl. Das ist umso wichtiger, wenn man bedenkt, dass es anders als bei der digitalen Archivierung in der Regel keine Sicherungskopien gibt, was im Havariefall existenziell werden kann.

Außerdem sollten die Bestände minutiös verwaltet werden: Wer darf auf welche Akte zugreifen, wo befindet sie sich gerade und wann kommt sie zurück in den Bestand? Festzuhalten ist ferner, wann der Lebenszyklus einer Akte endet – im Sinne einer fachgerechten Vernichtung und Entsorgung.

Gefangen in der Fixkostenfalle
Die Bestände intern im fortlaufenden Betrieb sachgemäß sichern und bereitstellen zu können, erfordert einiges an Personal – im herrschenden Fachkräftemangel schwer zu finden und zugleich wesentlicher betrieblicher Kostenfaktor. Außerdem ist es mit steigendem Umfang von Archiv und zugreifendem Personenkreis unumgänglich, eine Spezial-Software zur Verwaltung der Aktenbestände anzuschaffen, wenn man den Überblick über sein Archiv nicht verlieren möchte. Eine unproduktive und zugleich unabdingbare Aufgabe bindet insofern im Inhouse-Archiv in erheblichem Maß Ressourcen und Kapital wird zur (Fixkosten-)Belastung. Schon jetzt ist dabei absehbar: Das ungünstige Kosten-Nutzen-Verhältnis wird sich weiter verschlechtern. Letztlich entstehen nämlich auf der Zeitachse zwar immer weniger analoge Daten – stattdessen originär digitale –, die Festkostenanteile in den unternehmenseigenen Archiven werden jedoch nicht proportional sinken können.

Auf externe Archive setzen
Vor diesem Hintergrund bietet die Gehring Group mit ihrem Outsourcing-Angebot eine echte Alternative dar. Auf dem vorgegebenen Weg der digitalen Transformation begleitet der mittelständische Spezialist für Aktenarchivierung Unternehmen bei der kontrollierten Auflösung interner Archive und übernimmt die Bestände der aufbewahrungspflichtigen Dokumente wie auch künftige in ihre Hochsicherheitsarchive. Dort methodisch erfasst und eingelagert, können die Akten (auf Wunsch auch in Teilen) bei Bedarf binnen kürzester Zeit bereitgestellt werden, inklusive Berechtigungsprüfung und genauester Protokollierung.

Im Ergebnis bewahrt das externe Archiv die anvertrauten Dokumente anonym, sicher und kostengünstig auf – zu bezahlen ist nämlich nur das tatsächlich Eingelagerte und der Zugriff darauf. Dokumente, deren Aufbewahrungspflichten erloschen sind, werden außerdem in Absprache mit dem Kunden fachgerecht und datenschutzkonform entsorgt.

Strategische Chancen nutzen
Noch effizienter lassen sich die Zugriffe gestalten, indem die Gehring Group zugleich auch jene Akten on demand digitalisiert, die oft und vielleicht sogar verteilt genutzt werden müssen. Dies ermöglicht schnelle und ortsunabhängige Zugriffe gerade auch dann, wenn die Dokumente gleich auch indexiert und in das führende ECM (Enterprise Content Management)-System des Unternehmens eingebunden werden. Somit lassen sich durch die Umstellung von internen auf externe Archive nicht nur die Kosten senken, sondern gleichzeitig auch die Prozesse optimieren.

Digitale Poststelle stellt Weichen für mehr Nachhaltigkeit

Andreas Becker — Mon, 02 Dec 2024 12:44:04 +0000

Die Digitalisierung und Überführung der eingehenden Briefpost in individuelle Workflows erhöht die betriebliche Effizienz und schont Ressourcen für nachfolgende Prozesse

Modulare Angebote der Gehring Group ermöglichen den schnellen und sicheren Aufbau wie auch Betrieb digitaler Poststellen im eigenen Unternehmen oder ausgelagert

Bewährtes Einführungskonzept für den stufenweisen Einstieg in digitale Welten

Oberhausen, 2. Dezember 2024. Mehr denn je steht die digitale Transformation von Prozessen auf der Agenda von Unternehmen: Unabhängig von Größe oder Branche lassen sich darüber enorme Effizienzgewinne erzielen. Dabei vollzieht sich der Umstieg von analogen in digitale Welten selten von heute auf morgen, sondern vielmehr als laufender Prozess. Hier kann das Einrichten einer digitalen Poststelle ein richtungsweisender Schritt sein, der die betriebliche Effizienz erhöht und zugleich die Folgeprozesse nachhaltiger macht. So lässt sich die dort eingescannte, in Formate wie PDF, TIF oder JPG überführte und optional auch indexierte Eingangspost papierlos weiterleiten, statt sie mehrfach auszudrucken und in Umlaufmappen als Kopien zur Bearbeitung weiterzuleiten. Das wiederum hat den großen Vorteil, teures Papier zu sparen, bei dessen Herstellung beträchtliche Mengen an wertvollen Ressourcen wie Holz, Energie und Wasser verbraucht werden.

„Die digitale Poststelle ermöglicht ortsübergreifend verteiltes Arbeiten mit schlanken Workflows und ohne Liegezeiten. So können etwa über automatisierte und parallele Prozesse die Eingangsrechnungen von Einkauf und Wareneingang geprüft werden, in der Abteilungsleitung freigegeben und von der Buchhaltung bezahlt, kontiert und abgelegt“, erklärt Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group GmbH. „Erst einmal in der digitalen Poststelle vereinnahmt, muss nachgelagert kein einziges Blatt Papier mehr ausgedruckt oder in die Hand genommen werden. Insofern bildet sie buchstäblich das Eingangstor für digitale Welten mit Potenzial für weitere Mehrwerte und fördert gleichzeitig die betriebliche Nachhaltigkeit.“

Die Gehring Group hat basierend auf ihren weitreichenden Erfahrungen ein Einführungskonzept entwickelt, das den schnellen und sicheren Aufbau wie auch den fortlaufenden Betrieb digitaler Poststellen ermöglicht – wahlweise im eigenen Unternehmen oder ausgelagert. Neben einschlägigen Beratungsdienstleistungen steht der Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen gleichsam als versierter Partner bereit für die Implementierung und Durchführung interner wie externer digitaler Poststellen.

Zur ganzheitlichen Vorgehensweise gehört (bei der externen digitalen Poststelle) das Umleiten der Kunden-Eingangspost zur ausgelagerten Scan-Station. Dort wird gemäß der vorherigen Absprache mit dem Auftraggeber entschieden, welche Dokumente überhaupt zu scannen sind. Das Einlesen erfolgt mithilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, woraufhin sich die Indexierung und Überführung in das jeweils führende Kundensystem anschließen. Dies eröffnet die generelle Möglichkeit, von dort die Eingangspost über individuell definierte Workflows zu verteilen. Abschließend kann (je nach Aufbewahrungspflicht) das Quellmaterial datenschutzkonform geschreddert und entsorgt oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden.

Hintergrund: Mehr Flexibilität, Effizienz und Sicherheit im Büroalltag
Die digitale Poststelle hebt den Medienbruch auf, indem relevante elektronische mit Briefpost an zentraler Stelle zusammengeführt wird, um sie für die Weiterbearbeitung über das maßgebliche Kundensystem vorzubereiten. Dies ist notwendig, um nachgelagerte Workflows etablieren zu können, über die alle Dokumente (in Echtzeit und über die physischen Grenzen des Unternehmens hinaus) schnell und sicher an die zuständigen Stellen gelangen – inklusive Stellvertreterkonzepten. Auf diese Weise ersparen digitale Poststellen mit ihrem hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld, zudem minimieren sie Fehlerpotenziale wie etwa manuelle Fehlkontierungen in der Buchhaltung.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
► https://youtu.be/jRLs78JXo7w

Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für ihr ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditätsvorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kategorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.

E-Rechnungs-Pflicht als Türöffner fürs digitale Büro

Martina Overmann — Tue, 11 Jun 2024 08:17:44 +0000

Rechnungsempfänger müssen ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können – Als Chance nutzen und Digitalisierung auf Poststelle ausweiten

Modulare Angebote der Gehring Group ermöglichen schnellen und sicheren Aufbau sowie Betrieb digitaler Poststellen im eigenen Unternehmen oder ausgelagert

Bewährtes Einführungskonzept für individuellen stufenweisen Einstieg in digitale Welten

Oberhausen, 11. Juni 2024. Zum 1. Januar 2025 schreibt das Wachstumschancengesetz allen Unternehmen im inländischen Business-to-Business die elektronische Rechnung (E-Rechnung) vor[1]. Damit gemeint sind nicht bloße PDF-Rechnungen, sondern strukturierte maschinenlesbare Datensätze, die digital verschickt, empfangen und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können. Gängige Formate hierfür sind insbesondere die XML-basierte XRechnung, die hybrid für Mensch und Maschine lesbare Spezifikation ZUGFeRD[2] sowie das elektronische Transferverfahren EDI[3] mit seinen mehreren Varianten bzw. Subsets.

Dabei gilt: Auch wenn die fehlende Einheitlichkeit der Übertragungswege dies erschwert, müssen die Adressaten ungeachtet geltender Übergangsfristen bereits zum Stichtag alle E-Rechnungen zuverlässig empfangen und verarbeiten können. Daran führt kein Weg vorbei. Die Gehring Group, Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, empfiehlt daher, die Notwendigkeit als Chance zu begreifen und zeitnah eine digitale Poststelle einzuführen. Diese nämlich verhindert Medienbrüche, indem alle eintreffenden Briefdokumente maschinenlesbar gescannt, verschlagwortet und in die führenden IT-Systeme zur Weiterleitung an die zuständigen Personen überführt werden – inklusive E-Rechnungen in abweichenden Formaten, wenn sie vom eingesetzten FiBu-System nicht interpretiert werden können.

„Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Schon in wenigen Jahren wird man sich nicht mehr vorstellen können, ehemals umständlich offline fakturiert und kontiert zu haben“, prognostiziert Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Das gilt umso mehr für die digitale Poststelle als bedeutendem Meilenstein auf dem Weg der digitalen Transformation. Wer sie eingeführt hat, mag sich kaum noch an die sprichwörtlich steinzeitlichen Verfahren zuvor erinnern. Daher sollte man jetzt Nägel mit Köpfen machen und besser gleich komplett die digitale Poststelle einführen. Diesen Schritt begleiten wir gern mit unserem vielfach bewährten Einführungskonzept, das auf der Grundlage langjähriger Expertise im Umgang mit digitalen Dokumenten entstanden ist.“

Mehr Flexibilität, Effizienz und Sicherheit im Büroalltag
Die digitale Poststelle hebt den Medienbruch auf, indem relevante elektronische mit Briefpost an zentraler Stelle zusammengeführt wird, um sie für die Weiterbearbeitung über das maßgebliche Kundensystem vorzubereiten. Dies ist notwendig, um nachgelagert Workflows etablieren zu können, über die alle Dokumente (in Echtzeit und über die physischen Grenzen des Unternehmens hinaus) schnell und sicher an die zuständigen Stellen gelangen – inklusive Stellvertreterkonzepten. Auf diese Weise ersparen digitale Poststellen mit ihrem hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld, zudem minimieren sie Fehlerpotenziale wie etwa manuelle Fehlkontierungen in der Buchhaltung.

Die Gehring Group hat basierend auf ihren weitreichenden Erfahrungen ein Einführungskonzept entwickelt, das den schnellen und sicheren Aufbau wie auch den fortlaufenden Betrieb digitaler Poststellen ermöglicht – wahlweise im eigenen Unternehmen oder ausgelagert. Neben einschlägigen Beratungsdienstleistungen steht die Gehring Group gleichsam als versierter Partner bereit für die Implementierung und Durchführung interner wie externer digitaler Poststellen.

Zur ganzheitlichen Vorgehensweise der Gehring Group gehört (bei der externen digitalen Poststelle) das Umleiten der Kunden-Eingangspost zur ausgelagerten Scan-Station. Dort wird gemäß der vorherigen Absprache mit dem Auftraggeber entschieden, welche Dokumente überhaupt zu scannen sind. Das Einlesen erfolgt mithilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, woraufhin sich die Indexierung und Überführung in das jeweils führende Kundensystem anschließen. Dies eröffnet die generelle Möglichkeit, von dort die Eingangspost über individuell definierte Workflows zu verteilen. Abschließend kann (je nach Aufbewahrungspflicht) das Quellmaterial datenschutzkonform geschreddert und entsorgt oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
► https://youtu.be/jRLs78JXo7w

^[1] ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

^[2]„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

^[3] „Electronic Data Interchange“

Schlanke Prozesse und effiziente Workflows in der Bürokommunikation

Andreas Becker — Tue, 19 Mar 2024 05:00:36 +0000

Gehring Group unterstützt Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen bei Aufbau und laufendem Betrieb digitaler Poststellen

Digitalisierung von papiergebundener Eingangspost erfolgt wahlweise inhouse oder auch ausgelagert an die Gehring Group als spezialisiertem Anbieter

Oberhausen, 19. März 2024. Die Gehring Group, Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, stellt ihr modulares Angebot rund um Aufbau und Betrieb digitaler Poststellen vor. Dabei werden Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen unterstützt, ihre per Briefpost eintreffenden Dokumente zu digitalisieren, die Dateien zu indexieren und in entsprechende Workflows zur verteilten Weiterbearbeitung in beliebige führende IT-Systeme einzuspielen – so etwa in ECM (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Management), Warenwirtschaft (WWS) oder Finanzbuchhaltung. Wahlweise betreut die Gehring Group die laufende digitale Postbearbeitung als interne Lösung oder wickelt sie für ihre Kunden ausgelagert ab.

Digitale und analoge Eingangspost an zentraler Stelle zusammenführen und verwalten: Digitale-Poststellen-Betriebe sparen Zeit und Geld, sie minimieren darüber hinaus auch die Fehlerpotenziale etwa beim Verteilen der Post oder Abtippen von Überweisungsdaten. Über das gesamte Unternehmen hinweg und an den entscheidenden Stellen zeitnah und zuverlässig Informationen verfügbar zu haben, wirkt sich zudem positiv auf die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit aus. Der besondere Anreiz: Eine digitale Poststelle lässt sich in vergleichsweise kurzer Zeit und ohne weitreichende Verflechtungen in die betriebliche Organisation auf den Weg bringen – und je früher man umstellt, desto schneller stellen sich die gewinnbringenden Vorteile ein. Außerdem kann die digitale Poststelle ein wichtiger erster Meilenstein sein auf dem Weg der digitalen Transformation.

„Sicherer, effizienter, günstiger, dazu flexibler, nachhaltiger und nachvollziehbar: Gegenüber ihrer klassischen Form bietet die digitale Poststelle entscheidende Vorteile“, so Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Sie rechnet sich bereits ab etwa 50 Mitarbeitenden: Gerade mit mehreren Abteilungen und Hierarchiestufen, verteilten Standorten oder einem hohen Homeoffice-Anteil wird die digitale Poststelle zu einer bedeutenden Unterstützung im Tagesgeschäft.“

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Abgestimmtes Vorgehen: Dokumente bearbeiten, indexieren und einbinden
In der digitalen Poststelle werden Papierdokumente aller Art direkt nach ihrem Eintreffen in digitale Formate überführt und Workflow-tauglich aufbereitet. Ob nun interne oder externe Lösung: Auf dem Weg dorthin muss zunächst die Eingangspost eingescannt werden. Was einfach klingt, wirft bei näherer Betrachtung allerdings Fragen auf: Wie ist umzugehen mit persönlich bzw. vertraulich, an den Betriebsrat, die Personalabteilung oder die Geschäftsführung adressierte Schreiben? Was passiert mit vermeintlicher Dialogpost und Katalogen? Sollen die verschiedenen Inhalte eines Briefs in eine oder mehrere Dateien überführt werden? Zu entscheiden ist zudem, welche Originale nach dem Scannen unter anderem aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und an welchem Ort dies im jeweiligen Fall erfolgen soll. Damit all diese Prozesse sicher und nachvollziehbar gestaltet sind, führt kein Weg an durchdachten Konzepten vorbei. Bereits hier empfiehlt es sich, auf die Expertise und Erfahrung professioneller Dienstleister zurückzugreifen.

Über die eingesetzte Scan-Software lässt sich das gewünschte Zielformat definieren. Das können beispielsweise PDF, TIFF oder JPG sein – je nach führendem IT-System. Mit ArchiCapture® verfügt die Gehring Group über eine selbstentwickelte und betont leistungsstarke Scan-Software, die sowohl inhouse als auch in ausgelagerten Projekten eingesetzt wird. OCR (Optical Character Recognition)-Technologie und Indexierung ermöglichen es dabei, dass alle Autorisierten jederzeit und ohne lange Sucherei auf den zentralen Datenpool zugreifen können.

Die Dateien können von der digitalen Poststelle aus direkt an die führenden IT-Systeme übergeben werden. Möglich ist außerdem auch, sie direkt zu verteilen –wahlweise personalisiert oder an die jeweils zuständigen Abteilungen. Dies kann per E-Mail oder per gesicherter VPN (Virtual Private Network)- bzw. SFTP (Secure File Transfer Protocol)-Verbindung in überwachte Verzeichnisse erfolgen. Für noch mehr Effizienz sorgt, wenn automatisch erkannt wird, um welchen Dokumenttyp es sich handelt und welcher Workflow anzustoßen ist. Das Auslesen etwa von Vertragsnummern oder Lieferantenangaben per OCR funktioniert bei standardisierten Belegen am besten.

Wertvolle Unterstützung bei Aufbau und laufendem Betrieb
Wichtig zu beachten: Aufbau und Betrieb einer digitalen Poststelle erfordern Know-how und Technologie genauso wie Geräte und Personalressourcen – dies alles mit entsprechender Redundanz. Dabei unterstützt die Gehring Group ganz nach Bedarf mit Beratung und individuellen Umsetzungsangeboten. „Selbst gut organisierte Unternehmen können durch die klassische Briefpost ausgebremst werden. Das liegt an den Nachteilen papiergebundener Kommunikation. Denn jeder analoge Beleg wirkt in der modernen Arbeitswelt wie ein Trichterhals und verhindert schlanke Prozesse. Wer aber effiziente Workflows etablieren und am Laufen halten möchte, muss Medienbrüche vermeiden“, pointiert Nils Gehring die Bedeutung der digitalen Poststelle.

Hintergrund: Flexible und zugleich nachhaltige Bürokommunikation
Die digitale Poststelle wirkt nachhaltiger, da sie für Verarbeiten und Verteilen der Dokumente kein weiteres Papier (Stichwort: Kopien) benötigt; bei dessen Herstellung nämlich werden beträchtliche Mengen an wertvollen Ressourcen wie Holz, Energie und Wasser verbraucht. Der Umgang mit digitalen Medien ist aber auch deutlich flexibler und effizienter. Schließlich lassen sich Dateien orts- und zeitunabhängig auf allen Endgeräten anzeigen und editieren – auf dem PC im Büro, dem Notebook im Homeoffice oder mobil auf dem Smartphone. Digitale Belege kann man außerdem viel schneller suchen und finden, selbst wenn Dritte gerade parallel auf das gleiche Dokument zugreifen. Erst so wird verteiltes Arbeiten überhaupt erst möglich mit schlanken Workflows ohne Liegezeiten.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
► https://youtu.be/jRLs78JXo7w

Gehring Group investiert weiter in ihre wertvollste Ressource

Martina Overmann — Mon, 18 Sep 2023 12:53:26 +0000

Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege zieht gemeinsam mit Betriebs-KiTa Giraffenland in barrierefreien Neubau im Oberhausener Gewerbegebiet am Kaisergarten

Aus drei mach eins: Größere, attraktive und betont freundliche Büroräume für die über 50 Mitarbeiter*innen der Gehring Group an nunmehr zentralem Standort

Oberhausen, 18. September 2023. Ob individuelle Arbeitszeitmodelle und Gesundheitsangebote, Homeoffice-Offerten, Firmenwagen und -fahrräder auch zur privaten Nutzung oder die neue Betriebs-Kindertagesstätte (KiTa) Gehring Group Giraffenland: Die Zufriedenheit und das Wohlbefinden ihrer über 50 Teammitglieder im Einklang von Arbeits- und Privatleben sind bei der inhabergeführten Gehring Group traditionell sehr hoch angesiedelt. Vor diesem Hintergrund hat der mittelständische Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege jetzt seine bislang an drei Standorten im Oberhausener Gewerbegebiet am Kaisergarten verteilten Räumlichkeiten zusammengeführt; die Niederlassung in Rendsburg bleibt bestehen.

Für die Zentralisierung ist auf dem betriebseigenen Gelände am Max-Planck-Ring 32 ein moderner Neubau entstanden. Hierbei wurde besonderer Wert auf Barrierefreiheit und Green-Building-Aspekte gelegt. So werden nur 55 Prozent der Energie eines vergleichbaren Neubaus benötigt – Stichwort KfW-Effizienzhaus 55. Dazu trägt beispielsweise die Einrichtung einer Wärmepumpe bei inklusive Wärmerückgewinnung und Nachtkühlung im Sommer über die Lüftungsanlage wie auch der durchgängige Einsatz energieeffizienter LED-Beleuchtung. Für die im gleichen Haus bereits im August 2022 eingezogene neue Betriebs-KiTa Gehring Group Giraffenland wurden Pflanzbeete für die Kinder sowie ein Insektenhotel angelegt.

„Auch wenn unsere ehemaligen Büros nur wenige hundert Meter voneinander entfernt lagen: Nun alle Geschäftsräume unter einem Dach zu haben, hat allein schon organisatorisch sehr viele Vorteile und lässt uns als Team flexibler agieren“, erklärt Nils Gehring. Mehr als das verspricht sich der geschäftsführende Gesellschafter der Gehring Group positive Effekte für das Zusammengehörigkeitsgefühl. „Jedes Miteinander braucht Räume“, wie er betont. Daher wurde bei der Ausgestaltung der zweistöckigen, rund 1.350 qm zählenden neuen Büroflächen auch an Gemeinschaftsräume wie Essküche, Dachterrasse mit Grillmöglichkeit, Pausenraum mit Kicker und Lounge-Bereich gedacht. Ebenso sind Umkleide- und Duschräume entstanden, etwa um das Fahrradfahren als nachhaltige Alternative für das Pendeln zwischen Wohn- und Arbeitsort attraktiver zu machen.

Für berufstätige Eltern und zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf stellt insbesondere die direkte Einbindung der KiTa Gehring Group Giraffenland einen großen Mehrwert dar mit ihrer Gesamtkapazität von 120 Kindergartenplätzen für Altersgruppen von einem halben Jahr bis zu sechs Jahren. Hier gibt es außerdem eine Schulkinderbetreuung für Sechs- bis Vierzehnjährige inklusive Mittagessensangebot, um berufstätigen Eltern ohne Ganztagesplatz eine Nachmittagsbetreuung für ihre Kinder zu ermöglichen. Entlastend für die Eltern wird außerdem in den Schulferien ein attraktives Betreuungsprogramm angeboten, wie man es auch von Ferienspielen her kennt.

Fließendes Projekt bei laufendem Geschäftsbetrieb
Die Geschäftsräume der Gehring Group verteilten sich bislang auf drei Standorte entlang des im Oberhausener Gewerbegebiets am Kaisergarten gelegenen Max-Planck-Ring. Dabei handelte es sich um das 1997 erstmals bezogene und 200 qm umfassende Verwaltungsgebäude, wo auch Geschäftsleitung, Kundenbetreuung und Dispo ansässig waren. Etwa in gleicher Größe wurden Anfang 2000 weitere Räumlichkeiten bezogen und zunächst die physische Archivierung mit Erfassungstätigkeiten etabliert; später entstand dort das Scan-Center der Gehring Group. Es folgte 2014 ebenfalls an separater Adresse und auf 150 qm Fläche der operative Bereich für die physische Aktenarchivierung mit u. a. Erfassung der Neueinlagerung, Bearbeitung von Aktenanforderungen und Rückgaben an Kunden. Das Zusammenführen der drei Büros in dem neuen zentralen Firmengebäude ist objektweise und fließend ohne jegliche Einschränkung des Geschäftsbetriebs erfolgt. Nicht in das Umzugsprojekt einbezogen, liefen auch in den verteilt verorteten Hochsicherheitslagern der Gehring Group alle Arbeiten kontinuierlich weiter.

Nachhaltige Angebotserweiterung für Möbelspediteure und Logistiker

Martina Overmann — Fri, 18 Aug 2023 10:27:28 +0000

Gehring Group präsentiert auf Fachmesse MöLo eigenentwickelte Profi-Softwarelösungen für Aktenlagerung, Scandienstleistungen und Räder-Lagerverwaltung als gewinnbringende Zusatzservices im Portfolio von Möbelspediteuren und Logistikern

(MöLo 2023, 27. + 28. September, Messe Essen, Halle 1A/Stand A08)

Oberhausen, 18. August 2023. Am 27. und 28. September 2023 öffnet die Fachmesse MöLo für Möbelspedition, Neumöbellogistik und Speziallogistik wieder ihre Tore. Zur Riege der Aussteller in der Messe Essen gehört dabei wie schon 2019 die Gehring Group aus Oberhausen. Vor Ort in Halle 1A an Stand A08 informiert der Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege das Fachpublikum zu wertvollen Möglichkeiten, ihr Kerngeschäft gewinnbringend um zusätzliche Services zu erweitern. Die Basis dafür bilden die in den Unternehmen ohnehin vorhandenen Ressourcen an Lagerhallen, Fahrzeugen und Mitarbeitenden. Darauf aufbauend zeigt die Gehring Group Logistikern und Möbelspediteuren, wie sie ohne viel Aufwand neue Geschäftsfelder erschließen können. Mittel dazu sind die bedienerfreundlichen Profi-Softwaresysteme der Gehring Group für Aktenverwaltung, Scan-Dienstleistungen aller Art – beispielsweise für das Angebot einer digitalen Poststelle – und eine effiziente Räder-Lagerverwaltung. Zugleich erhalten sie auch eine individuelle Beratung bei der Einführung der Softwarelösungen. Entsprechend eingesetzt, bieten sie den Unternehmen beste Chancen, ihre Bestands- und auch Neukunden auf weiteren Ebenen dauerhaft zu binden und sich auf diese Weise noch erfolgreicher am Markt zu positionieren.

► https://www.moelo.de

Das Aktenverwaltungsprogramm ArchiStore® der Gehring Group gewährleistet eine lückenlose Dokumentation nebst Verwaltung der Dokumente im Archiv. Auf Basis von QR-/Barcode-Technologie beinhaltet dies die durchgängige Protokollierung aller Vorgänge bis ins kleinste Detail. Darüber hinaus stellt die mandantenfähige Lösung umfangreiche Reporting- und Importfunktionen für verschiedene Formate zur Verfügung. Bei ArchiCapture® handelt es sich um einen leistungsfähigen Scan-Client, der mit allen gängigen professionellen Scannern formatunabhängige Scans erlaubt – von Dokumenten jeder Art über Zeichnungen und Pläne bis A0-Format bis hin zu gebundenen Büchern. Diese Dienstleistung kann dann selbstverständlich Unternehmen aller Branchen angeboten werden, auch mit der Option, eine digitale Poststelle für sie aufzubauen.

Die Räder-Lagerverwaltungssoftware ProWheel® ermöglicht die fehlerfreie Abbildung und Dokumentation sämtlicher Geschäftsprozesse von Räderlageristen: von der Abholung über Einlagerung, Lagerverwaltung mit QR-/Barcode-Druck für Räder und Regale, Bestellung, Auslieferung und Stammdatenverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung und Anbindung an die Buchhaltungssoftware beispielsweise über eine DATEV-Schnittstelle. Von Vorteil ist hierbei der modulare Aufbau der Software, so dass sie auf spezifische Kundenanforderungen flexibel angepasst werden kann.

Die Herausforderungen gemeistert: Gehring Group stellt Weichen für die Zukunft

Andreas Becker — Tue, 28 Mar 2023 04:00:43 +0000

Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege blickt trotz schwieriger Rahmenbedingungen auf erfolgreiches Geschäftsjahr 2022 zurück

Anstieg der im Kundenauftrag archivierten Akten auf jetzt 165 Kilometer Regallänge, 130.000 verzeichnete Lagerbewegungen, Neukundengewinne und optimal gelungene Integration des gewachsenen Teams in die Unternehmensprozesse

Oberhausen, 28. März 2023. Der weltpolitisch angespannten Lage und der dadurch akut gewordenen Energieknappheit zum Trotz blickt die Gehring Group äußerst positiv auf das abgeschlossene Geschäftsjahr 2022 zurück. So hat der mittelständisch aufgestellte Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege beispielsweise für seine Kunden weitere 90.000 Akten erfasst und neu in den unternehmenseigenen Hochsicherheitslagern eingelagert. Dies entspräche – stellte man sie theoretisch nebeneinander – acht Kilometern, wodurch die gesamte Regallänge jetzt auf 165 Kilometer angewachsen ist. Übers Jahr gerechnet gingen dabei insgesamt 65.000 Abfragen ein, für die archivierte Dokumente entsprechend zu entnehmen, je nach Kundenwunsch aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen sowie im Anschluss wieder einzusortieren waren. Alles in allem 130.000 Lagerbewegungen wurden somit verzeichnet, außerdem 85.000 Akten vernichtet. Als gelungen bewertet die Gehring Group insbesondere die Herausforderung des Geschäftsjahres 2022, das im Vorjahr um zehn Mitarbeitende aufgestockte Team (das entspricht einem personellen Zuwachs von mehr als 20 Prozent) inhaltlich heranzuführen und nahtlos in die Unternehmensprozesse zu integrieren. Dadurch war es möglich, die hohe Auftragslage aus dem zurückliegenden Rekordgeschäftsjahr in gewohnt hoher Qualität zu bewältigen.

Das Gehring-Team umfasst aktuell 52 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, darunter neun gehörlose Menschen in einer eigenen, 2020 gegründeten Inklusionsabteilung. Alle Neuzugänge wurden über das vergangene Jahr erfolgreich in die Strukturen und Prozesse eingearbeitet. Wie alle profitieren auch sie von einer ganzheitlichen betrieblichen Alters- und Gesundheitsvorsorge mit erhöhten Sozialleistungen, die Gehring seinen Beschäftigten anbietet. Darüber hinaus unterstützt das Unternehmen eine ausgewogene Balance von Familie und Arbeit mit verschiedensten Maßnahmen wie etwa individuellen und flexiblen Arbeitszeitmodellen oder der Möglichkeit zum Homeoffice. Das beeindruckende Modell war dem Oberhausener Bündnis für Familie zu Jahresbeginn 2023 bereits zum dritten Mal die Auszeichnung von Gehring als „Vorbildlich familienfreundliches Unternehmen in Oberhausen“ wert.

Ende 2022 wurde zudem der Umzug vollzogen in einen nach modernsten Green-Building-Richtlinien errichteten, barrierefreien Neubau auf dem betriebseigenen Gelände am Max-Planck-Ring 32 in Oberhausen. Bereits im August hatte dort bereits die in Eigeninitiative gegründete Betriebs-KiTa Gehring Group Giraffenland ihre Tore geöffnet. Sie verfügt über 120 Kindergartenplätze für Altersgruppen von einem halben Jahr bis zu sechs Jahren sowie eine Schulkinderbetreuung inklusive eines Mittagessensangebots und kann auch von umliegenden Unternehmen genutzt werden.

„Das zurückliegende Jahr hat zahlreiche Herausforderungen mit sich gebracht, denen wir uns alle nicht nur in den Unternehmen, sondern auch im privaten Leben stellen mussten“, so Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Auch wenn der allgemeinen Krisensituation geschuldet viele Archivprojekte zurückgestellt wurden, haben die Bestandskunden unsere Auftragsbücher gut gefüllt und wir konnten außerdem mehrere Neukunden gewinnen. Besonders wichtig ist, dass es uns gleichzeitig gelungen ist, alle neuen Mitarbeitenden fest in das bestehende Gefüge und unsere Arbeitsstrukturen einzubinden – dadurch sind wir jetzt auch bestens gerüstet für alle kommenden Aufgaben.“