Digitalisierung

Die digitale Datenhaltung von Akten gewinnt immer mehr an Bedeutung, schließlich erhöht sie die Effizienz im Tagesgeschäft deutlich. Auch im Archiv spricht vieles für die Digitalisierung, gerade wenn es um vergleichsweise häufig benötigte Dokumente geht. Dabei müssen sich physische und digitale Archivierung nicht etwa ausschließen. Beide Welten lassen sich gerade auch unter dem Kosten/Nutzen-Blickwinkel sinnvoll ergänzen ‒ Stichwort hybride Archivierung. Oder aber die Akten werden physisch aufbewahrt und die Kunden lassen Ordner scannen, wenn sie benötigt werden („Scan-on-Demand“).

Die digitale Poststelle wandelt ausgelagert bei der Gehring Group oder alternativ auch beim Kunden vor Ort die eingehenden Papierdokumente zur weiteren Verwendung in Dateiformate um. Für alle Prozesse im Umfeld der Digitalisierung bietet die Gehring Group einen kundenflexiblen Service an.

Dokumente Digitalisieren lassen vom Profi

Egal zu welchem Zweck die Kunden Dokumente Einscannen lassen: Die Gehring Group übernimmt das Scannen aller Printbelegarten, unabhängig von deren Größe, Material und Farbe. Das gilt für einfache Ordner, Hängemappen und Bücher genauso wie beispielsweise auch für Zeichnungen und versiegeltes Material. Über die Standardformate hinaus gehören auch A3 aufwärts bis hin zu A0 zum Scan Angebot. Damit lassen sich beispielsweise Baupläne, Mikrofilme und Zeichnungen unterschiedlicher Art digitalisieren und für die weitere Verwendung aufbereiten.

Mitgeliefert werden auch Index-Daten, die für das Weiterverarbeiten in führenden Systemen der Kunden nötig sind. Zu solchen Lösungen gehören beispielsweise ECM (Enterprise Content Management)-Lösungen wie windream, das Programmpaket für Insolvenzverwalter Winsolvenz sowie DATEV, die Software für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und deren Mandanten. Die Spezialisten der Gehring Group programmieren auf Anfrage gern Schnittstellen zu bestehenden Kundensystemen mit dem Ziel, die Datenübergabe zu automatisieren.

Rund um die Digitalisierung erledigt die Gehring Group in gleicher Präzision und Zuverlässigkeit einmalige Scan Aufgaben wie auch Daueraufträge. Dabei handelt es sich um regelmäßig anfallende Belegaufkommen, die kontinuierlich im Kundenauftrag digitalisiert werden. Entsprechende Angebote erhalten die Kunden im Zuge eines unverbindlichen Beratungsgesprächs.

Beispielsweise hat die Gehring Group für einen großen deutschen Energiekonzern innerhalb von vier Wochen nach engen Vorgaben insgesamt etwa 1.600 Aktenordner mit rund 600.000 darin enthaltenen Einzelblättern digitalisiert.

Fachkundiges Scannen

Für die Digitalisierung werden je nach Bedarf auch die erforderlichen Hard- und Software-Ressourcen bereitgestellt. Darüber hinaus gehören fachkundige Beratung und die personelle Unterstützung zum optionalen Angebot. Erfolgt die Digitalisierung im Scan-Center der Gehring Group, gehört ein sicherer Transport zum Service dazu. Die Dokumente werden dabei in Kartons oder verplombten Boxen verpackt abgeholt. Individuell zu definieren ist jeweils auch der Verbleib der eingescannten Dokumente. Diese werden (ganz oder teilweise) entweder fachgerecht vernichtet und entsorgt, zurückgeliefert oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group extern archiviert.

Das Vorbereiten des Materials übernehmen die Mitarbeiter der Gehring Group, so zum Beispiel das Entfernen von Heftklammern und Post-it-Aufklebern. Für das Scannen stehen hochwertige Profi-Werkzeuge zur Verfügung wie Einzugs-, Buch- und Zeichnungs-Scanner. Das Zielformat (z.B. PDF, PDF/A, JPG, TIFF) kann kundenindividuell festgelegt werden. Das gilt auch für das Verwenden von Kompressionsverfahren und das Einbinden von jederzeit abrufbaren Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungs- und Änderungsdaten oder auch Schlüsselwörter. Individuell festlegen lassen sich unter anderem auch Auflösung und Farbwert (Schwarz, Graustufe oder Farbe) bzw. ob eine Datei den gesamten Ordner, Registereinheiten oder auch nur einzelne Vorgänge enthalten soll. Leere Seiten können auf Wunsch automatisiert aussortiert werden.

Scan Service mit sozialem Engagement

Die Gehring Group arbeitet auch im Themenfeld der Digitalisierung regelmäßig mit den Lebenshilfe Werkstätten Oberhausen zusammen. Das erfolgreiche Miteinander besteht seit langen Jahren. Gehring-Kunden können jeweils selbst und nach individueller Absprache entscheiden, inwieweit auch sie mit jedem Auftrag einem guten Stück sozialer Verantwortung nachkommen möchten.

Überzeugende Vorteile beim Scan-Service der Gehring Group

• zuverlässiger Umgang mit sensiblen Akten
• leistungsfähiges OCR-System: mögliche Volltextsuche für schnellen Zugriff auf benötigte Informationen
• digitales Arbeiten beschleunigt die Abläufe ‒ Stichwort Workflow
• direkte Einbindung in entsprechende führende Systeme realisierbar
• einfaches Vervielfältigen der Dokumente möglich
• Dokumente können ortsunabhängig parallel genutzt werden
• keine Investitionen in eigene Soft- und Hardware nötig
• Abbau und Einsparung von Papierarchiven: Weniger benötigte geeignete Lagerfläche spart Geld
• wegfallende Archivgänge machen Mitarbeiterzeiten frei für andere Tätigkeiten
• kurzfristige Bereitstellung der Daten möglich
• hohe Verfügbarkeit
• maßgeschneiderte, kundenindividuelle Lösungen nach Bedarf

Gehring Group und ihre Scan-Services: Dokumente digitalisieren

• Hochleistungs-Scanner und Profi-Software
• Format-unabhängiger Scan (Zeichnungen, Urkunden, Papierbelege aller Größen, gebundene Archivalien, Mikrofilmkarten u.a.)
• Bereitstellung von Index-Daten
• frei wählbares Ausgabeformat (z.B. PDF, PDF/A, JPG, TIFF u.a.)
• wahlweise Schwarz-, Graustufen- oder Farb-Scan
• möglicher Duplex-Scan mit automatischer Aussortierung leerer (Rück-) Seiten
• OCR (Volltexterkennung zur komfortablen Stichwortsuche innerhalb der Dateien)
• Abbildung von Registerstrukturen
• Einbindung von elektronischen Signaturen
• Datenkomprimierung mittels patentiertem Foxit PDF Compressor (ehemals LuraTech®)-Verfahren auf bis 5% der Größe einer unkomprimierten PDF-Datei
• Formularerkennung auf OCR-Basis für hocheffiziente Workflows

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