Krankenhaus
Auftrag: Physische Archivierung von bislang über 250.000 Patientenakten (6.600 Aktenmeter) als laufender Auftrag
Kunde: Deutsches Krankenhaus
Die Gehring Group hat in einem deutschen Krankenhaus zunächst zirka 200.000, in Folgeprojekten weitere rund 50.000 Akten in ihr Hochsicherheitslager übernommen.
Herausforderungen:
- sensibles Thema Patientenakte
- eng gesetzter Zeitrahmen für das Initialprojekt
- hohe Zahl an Dokumenten
- Full-Service-Auftrag
Die Krankenakte eines jeden Patienten muss nach geltendem Recht lange aufbewahrt werden. So geht die Aufbewahrungsfrist häufig deutlich über 10 Jahre hinaus und Behandlungsunterlagen, die BG-Fälle betreffen, müssen 30 Jahre zur Einsicht aufbewahrt werden. Entsprechend muss ein Krankenhaus immense teure Flächen vorhalten, wenn es Patientenakten und sonstige Behandlungsunterlagen selbst aufbewahrt.
Im Zuge von Umbaumaßnahmen in einem deutschen Krankenhaus standen dort keine Flächen mehr zur Verfügung. Daraufhin hat die Gehring Group etwa 200.000 Patientenakten ins externe Archiv übernommen. Das Projekt dauerte nicht lange: Innerhalb von nur vier Wochen erfolgte die erste, initiale Übernahme. Bei dem Full-Service-Auftrag übernahm die Gehring Group alle um die Krankenakte als zentralem Element herum anfallenden Aufgaben.
Die Krankenakte als hochsensibles Thema
Dazu haben eigene Mitarbeiter der Gehring Group die Dokumente aus dem Krankenhaus persönlich abgeholt und in ihre sicheren Lagerstätten überführt. In enger Abstimmung mit den Kundenvorgaben erfolgte hier das Labeln jeder Akte mit Barcodes, schließlich das Erfassen und Einlagern.
Nach Folgeprojekten befinden sich inzwischen weitere gut 50.000 Patientenakten in externer Aufbewahrung. Im Ergebnis spart das Krankenhaus das Bereitstellen von eigenen geeigneten Räumen und die Mitarbeiter können statt der früher immer wieder angefallenen Archivgänge heute andere Arbeiten erledigen ‒ unterm Strich auch hier eine Ersparnis in Zeit und Geld. Darüber hinaus verfügt man jetzt über einen Aktenspiegel und kann jederzeit gezielt auf jede Akte zugreifen sowie benötigte Informationen schnell abrufen.
