Digitale Poststelle
Die gelbe Post wird weniger, denn immer öfter verschicken Geschäftspartner lieber eine Mail. Das eröffnet hohe Effizienzpotenziale gerade im Hinblick auf eine digitale Poststelle als Drehkreuz der Kommunikation. Weil aber nach wie vor auch viel Papier im Posteingang landet, sollte unbedingt eine digitale Archivierung der Eingangspost vorgeschaltet werden, um nicht verschiedene Medien einzusetzen. Der Post Scan Service der Gehring Group bietet hierbei wertvolle Hilfe ‒ zeitnah und regelmäßig.
Auch wenn digitale Versände in der täglichen Post immer weiter zunehmen, bleibt der papiergebundene Brief eine feste Größe, mit der es jeden Tag aufs Neue umzugehen gilt. Der Weg zum papierlosen Büro führt insofern zwangsläufig über die digitale Archivierung der Eingangspost zum Aufheben des Medienbruchs.
Dabei geht es über das reine Scannen hinaus gerade auch um das stimmige Verteilen aller eingehenden Dokumente. Schließlich muss die relevante Information immer rechtzeitig bei der richtigen Person ankommen, um in die entsprechenden Workflows zu gelangen.
Vorteile sichern durch Umstellung auf elektronische Information
Digitale Archivierung der Eingangspost: Die Gehring Group agiert für ihre Kunden als regelmäßige externe digitale Poststelle. Hierfür kann entweder eine postalische Umleitung veranlasst werden oder die Gehring Group holt die tägliche Eingangspost zur Bearbeitung bei den Kunden bzw. direkt aus deren Postfach ab. Möglich ist natürlich auch, dass der Auftraggeber nach Durchsicht und Vorselektion die Eingangspost selbst zur Gehring Group bringt. Die Gehring Group unterstützt aber auch digitale Poststellen beim Kunden vor Ort. Auf Wunsch können über das technische Equipment hinaus auch erfahrene Mitarbeiter zum Einsatz kommen.
Nicht nur Rechnungen scannen und archivieren
Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen zeigt exemplarisch die großen Vorzüge der digitalen Poststelle. Wenn die per Briefpost eingegangene Rechnung digitalisiert ist, kann sie ins ERP (Enterprise Resource Planning)-System übergeben und zur weiteren Verarbeitung in den Workflow gegeben werden. Beispielsweise wird im Lager der Eingang der berechneten Ware kontrolliert, der Einkauf prüft die Konditionen und der Abteilungsleiter zeichnet den Vorgang zur Zahlung ab.
Digitale Archivierung der Eingangspost
Bei der Digitalisierung kommt der Hochleistungs-Scan-Client ArchiCapture® zum Einsatz. Die leistungsfähige Scan-Software gehört zu den selbstentwickelten Lösungen der Gehring Group. Auf Wunsch erfolgt für die Dokumente im direkten Anschluss gleich eine digitale Archivierung oder sie werden regelkonform vernichtet und entsorgt.
