Insolvenzverwalter
Auftrag: Betreiben einer digitalen Poststelle
Kunde: Großer deutscher Insolvenzverwalter
Eingangspost digitalisieren: Die Gehring Group erhält werktäglich die gesamte Post von einem der größten deutschen Insolvenzverwalter. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb weniger Stunden vollständig im Rahmen einer digitalen Poststelle.
Herausforderungen:
- sehr viele Dokumente
- teils stark abweichende Größe, Papierqualität und Verarbeitungsfähigkeit beim Beleggut
- Erzeugen von Indexdateien für Übergabe der digitalen Daten an spezielle Software des Kunden
- Erkennung und Zuordnung der Schriftstücke zu über 6.000 Verfahren für effiziente Workflows
- Verteilung an die zuständigen Sachbearbeiter
- Programmierung einer Schnittstelle
Die Gehring Group erhält werktäglich die gesamte Post ‒ Tagespost, Gerichtspost und Gerichtsakten ‒ von einem der größten deutschen Insolvenzverwalter, um sie innerhalb weniger Stunden vollständig zu bearbeiten. Das Volumen der externen digitalen Poststelle beläuft sich dabei durchschnittlich im Monat auf etwa 3.000 Poststücke, 44.000 Seiten und 4.000 erzeugte Dateien.
Die im Posteingang eintreffenden Briefe werden von der Gehring Group ausgetascht, entheftet, entklammert und gemäß Kundenvorgabe vorsortiert. Wichtiger Bestandteil der Aufgabenstellung „Eingangspost digitalisieren“ ist nicht nur das Digitalisieren, sondern gerade auch die Erzeugung von Indexdateien zur Übergabe der Daten an die spezielle Software des Kunden (winsolvenz).
Um diese Leistung zu erbringen, wurde eine Schnittstelle programmiert, die eine Erzeugung der benötigten Indexdatei je Schriftstück ermöglicht. Zudem hat die Gehring Group individuelle Lösungen für die Bearbeitung entwickelt. Die Erkennung und Zuordnung der Schriftstücke zu über 6.000 Verfahren erfolgt größtenteils automatisiert über eine eigenentwickelte und permanent erweiterte Formularerkennung für die etwa 230 verschiedenen Belegarten.
Dadurch sollen die Schriftstücke dem entsprechenden Verfahren zugeordnet und in das korrekte Unterverzeichnis verteilt werden. Die zuständigen Bearbeiter erhalten Nachrichten in ihrem elektronischen Posteingang, dass sie aktuelle Vorgänge zur Bearbeitung vorliegen haben.
Durch moderne Dokumenten-Scanner bleibt gewährleistet, dass die Qualität der erzeugten digitalen Dokumente aus dem Eingangspost digitalisieren den hohen Qualitätsanforderungen aus dem Management des Kunden entspricht.
