Krankenkasse I
Auftrag: Physisches Archiv mit bislang rund 41.500 Akten/Ordnern (etwa 5.300 Aktenmeter) als laufender Auftrag
Kunde: Renommierte deutsche Krankenkasse
Die Gehring Group lagert im Rahmen einer Dokumentenverwaltung die Ordner einer renommierten deutschen Krankenkasse im Hochsicherheitsarchiv.
Herausforderungen:
- besonders sicherheitssensibles Umfeld einer Krankenkasse
- Full-Service-Auftrag
- unterschiedliche Art der Indexierung je nach Belegart
- regelmäßiges Ordner-Aussortieren zur Vernichtung
Die Gehring Group betreut die physischen Aktenarchive einer renommierten deutschen Krankenkasse im Rahmen einer Dokumentenverwaltung. Auf den Weg dorthin haben zunächst die eigenen, festangestellten Mitarbeiter in zahlreichen Projektschritten sukzessive die Aktenbestände unterschiedlicher Standorte des Kunden im Full-Service übernommen. Dabei wurden die Akten vor Ort mit eindeutigen Barcodes gekennzeichnet, verpackt und umgepackt sowie per Direktfahrt in das Hochsicherheitsarchiv der Gehring Group nach Oberhausen transportiert.
Die Indizierung erfolgte eng nach den Vorgaben des Kunden und je nach Belegart unterschiedlich. Im laufenden Geschäft bekommt die Krankenkasse seither die jeweils benötigten Ordner innerhalb kürzester Zeit (15 Minuten zuzüglich Versandweg) bereitgestellt. Die Bestellung der benötigten Dokumente erledigt der Kunde komfortabel am Computer über das Online-Portal der Gehring Group. Er braucht dazu nur einen aktuellen Browser und eine Internet-Verbindung. Weitere Software-Tools oder Programme sind nicht erforderlich.
Jeder Mitarbeiter im Unternehmen des Kunden bekommt dabei ein eigenes, personalisiertes Login zur Nutzung der Internet-Plattform. Das Management des Kunden hat für die Dokumentenverwaltung festgelegt, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumenten-Bereiche zugreifen darf. Durch diese exakte Verwaltung der Zugriffe ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter nur jene Dokumente erhalten, für die sie eine Berechtigung haben.
Die Gehring Group übernimmt zudem auch das Dokumentenmanagement über das Archivierungs-System ArchiStore®: Dazu zählt beispielsweise, dass dem Management des Kunden regelmäßig Excel-Dateien zur Verfügung gestellt werden mit einer Übersicht der Ordner, die turnusmäßige zur Vernichtung nach DIN 66399 vorgesehen sind.
Da es sich um das besonders sicherheitssensible Umfeld einer Krankenkasse handelt, werden regelmäßige Audits über die Dokumentenverwaltung durchgeführt. Der Datenschutzbeauftrage des Kunden besucht regelmäßig das im Hochsicherheitslager etablierte Archiv und führt vor Ort Prüfungen durch. Seine Test-Ergebnisse sind entsprechend dokumentiert.
