Krankenkasse II
Auftrag: Physische Dokumentenarchivierung von aktuell rund 411.000 Akten/Ordnern als laufender Auftrag
Kunde: Deutsche Betriebskrankenkasse
Die Gehring Group führt seit 1997 die Dokumentenarchivierung für eine renommierte deutsche Krankenkasse im Hochsicherheitsarchiv durch.
Herausforderungen:
- hohe Sicherheits-Anforderungen im Umfeld einer Krankenkasse
- aufwändiges Sonderprojekt zur Indexierung von Dokumenten (Leistungskarten)
- Originaldokumente lagen größtenteils handschriftlich in Sütterlinschrift vor
Auf dem Weg in die Archivräume: Anforderungen bei der Erfassung
Eine deutsche Betriebskrankenkasse mit diversen Geschäftsstellen zählt zu den Kunden der Gehring Group. Aktuell werden insbesondere über 400.000 Mitglieds- und Leistungskarten archiviert, die zuvor in einem gesonderten Projekt innerhalb von drei Monaten einzeln indexiert wurden. Dabei haben die Mitarbeiter der Gehring Group die benötigten Informationen (Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern der Versicherten) manuell erfasst.
Eine Herausforderung bestand bereits darin, dass ein Großteil der Karten handschriftlich in Sütterlinschrift geführt wurde. Dadurch schied eine elektronische Lösung aus, denn diese Anforderungen waren von einer OCR so nicht abzubilden. Außerdem ist im Rahmen der elektronischen Archivierung von Dokumenten aus dem Gesundheitsbereich eine revisionssichere Speicherung der Dateien erforderlich, was im Dokumentenmanagement für den Kunden einen hohen Aufwand bedeuten würde: Alle Dokumente müssten mit einer elektronischen Signatur versehen werden.
Hier ist die physische Dokumentenarchivierung deutlich kostengünstiger und effizienter ‒ und das bei Zugriffsmöglichkeiten auf benötigte Unterlagen von nur 15 Minuten. Die Dokumente können den Kunden dann per Scan-on-Demand zum Download bereitgestellt werden.
