Energiekonzern
Auftrag: Digitale Archivierung von Verträgen mit anschließender physischer Archivierung
Kunde: Deutscher Energiekonzern
Die Gehring Group unterstützt einen großen deutschen Energiekonzern bei der digitalen Archivierung mit anschließender Aufbewahrung von Vertragsdokumenten aus dem B2B-Großkundenbereich. Dabei wird der besonders hohen Anforderung an Archivräume entsprochen.
Herausforderungen:
- besonders sensibles Thema Vertragsarchivierung mit hoher Anforderung an Archivräume
- sehr viele Dokumente von verschiedenen überregionalen Zentren
- Digitalisierung und anschließende physische Langzeitlagerung der Akten
- direkte Verarbeitung im SAP-System des Kunden
Das monatliche Volumen für die diversen Vertragsarten des deutschen Energiekonzerns beläuft sich durchschnittlich auf etwa 1.000 Verträge mit jeweils bis zu 150 Seiten. Die Fachabteilungen senden die zu bearbeitenden Unterlagen vom Unternehmen aus direkt nach Oberhausen.
Die Gehring Group übernimmt daraufhin wie vorgeschrieben die Prüfung bestimmter Daten, digitalisiert die Verträge und stellt sie im zentralen System des Kunden als Dateien bereit. Ferner werden im SAP-System des Kunden für jeden Vertrag relevante Daten gemäß den festgelegten Richtlinien erfasst, im Anschluss die Dokumente im Archiv der Gehring Group sicher für die Langzeit-Archivierung zusammengeführt und physisch nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingelagert.
Ein eigens zu diesem Zweck von der Gehring Group erstelltes Tracking-Portal für die Auftragsverfolgung vereinfacht die Abwicklung und stellt sicher, dass alle erforderlichen Abläufe exakt dokumentieren werden. In enger Abstimmung mit dem Kunden wurde der Funktionsumfang des Portals definiert.
Die Mitarbeiter der Fachabteilungen des Energiekonzerns senden die Verträge zur Digitalisierung, Erfassung und anschließenden physischen Archivierung (mit einer hohen Anforderung an Archivräume) an die Gehring Group, stellen diese vor dem Versand in das Portal ein, erfassen die relevanten Informationen und den zugehörigen Vertrags-Barcode ‒ auch die manuelle Eingabe oder der Import von Dateien ist möglich. Dann melden sie den erfolgten Versand über das Portal. Nach Eingang der Sendung im Archivdepot wird dort die Vollzähligkeit der Verträge je Sendung über die eineindeutigen Barcodes geprüft und diese Information über das Portal rückgemeldet.
Nach dem Digitalisieren und dem Erfassen der relevanten Vertragsdaten im SAP-System des Kunden meldet die Gehring Group den Auftrag gemäß den Vorgaben der Kunden über das Portal als fertiggestellt und der Kunde kann die Qualitätssicherung durchführen. Somit sind für den sensiblen Bereich der Vertragsarchivierung alle Arbeitsschritte protokolliert und sicher dokumentiert, der Kunde profitiert von einem Höchstmaß an Transparenz. Gleichzeitig wurde jede noch so detaillierte Anforderung an Archivräume erfüllt und damit die Projektaufgabe punktgenau gelöst.
