Energiekonzern
Auftrag: Digitalisierung von ca. 1.600 Aktenordnern als Einzelauftrag
Kunde: Deutscher Energiekonzern
Akten digitalisieren: Die Gehring Group hat für einen großen deutschen Energiekonzern innerhalb von vier Wochen nach engen Vorgaben insgesamt etwa 1.600 Aktenordner mit mehr als 600.000 darin enthaltenen Einzelblättern digitalisiert.
Herausforderungen des Scanning Services:
- sehr viele Dokumente
- Akten digitalisieren und anschließendes Vernichten bzw. physische Archivierung
- teils stark abweichende Größe, Papierqualität und Verarbeitungsfähigkeit beim Beleggut
- Benennen der entstandenen 25.000 Dateien nach der Bestellnummer
Ein großer deutscher Energiekonzern hat die ISO-zertifizierte Gehring Group mit der Digitalisierung von insgesamt etwa 1.600 Aktenordnern mit mehr als 600.000 darin enthaltenen Einzelblättern beauftragt. Die Umsetzung des Projekts dauerte nur vier Wochen. Zu den Full-Service Scanning Services gehörten das Abholen der Akten an den jeweiligen Standorten und Transportieren per Direktfahrt mit eigenen Mitarbeitern und Fahrzeugen in das Scan-Center der Gehring Group nach Oberhausen. Die zwischenzeitliche Aufbewahrung der Dokumente erfolgte geschützt in nach VdS-Richtlinien der Klassen B/C gesicherten Räumlichkeiten.
Beim Akten digitalisieren ging die Validierung der Vollzähligkeit aller gescannten Akten über das doppelte Scannen der Dokumente an zwei verschiedenen Geräten vonstatten. Die Auswertung der Ergebnisse lief über die Auftragsverfolgung des Scan-Clients. So wurde sichergestellt und dokumentiert, dass immer dieselbe Anzahl an Blättern pro Akte bzw. Datei gescannt wurde und die Vollzähligkeit somit gegeben war.
Größe, Papierqualität und Verarbeitungsfähigkeit des Belegguts waren je nach Charge sehr unterschiedlich. Beispielsweise enthielten Unterlagen teils sehr viele geheftete und geklammerte Belege. Auch kam es vor, dass unterschiedliche Beleggrößen in den Ordnern abgelegt waren. Die Akten wurden in Farbe mit 300 dpi gescannt und für den Kunden mit einer Volltextrecherchemöglichkeit (OCR) versehen.
Dabei enthielt das Gesamtprojekt verschiedene Teilprojekte, die je nach Richtlinien der jeweiligen Abteilungen des Kunden individuelle Vorgehensweisen und auch den Einsatz einer anderen Technik erforderten. So erzeugte das Team der Gehring Group für das Procurement pro Bestellung einzelne Dateien. Die so entstandenen ca. 25.000 Dateien waren jeweils nach der Bestellnummer zu benennen, was die automatisierte Formularerkennung des Scan-Clients ermöglichte. Für andere Projektdaten wiederum wurde je Akte eine Datei erzeugt, das Register im Ordner abgebildet und manuell gepflegt.
Nach dem Akten digitalisieren und der Qualitätssicherung bzw. Abnahme durch den Kunden gingen definierte Teile der Akten zur Vernichtung an ein ISO-zertifiziertes Entsorgungsunternehmen. Andere wiederum wurden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Hochsicherheits-Archiv für die nächsten Jahre geschützt eingelagert.
