Messeveranstalter
Auftrag: Digitalisierung von 7.000 Kunden- und 200 Personal-Akten als Einzelauftrag
Kunde: Weltweit tätiger deutscher Messeveranstalter
Die Gehring Group hat für einen deutschen und international tätigen Messeveranstalter rund 7.000 Kunden- und 200 Personalakten digitalisiert und danach im Hochsicherheitsarchiv eingelagert.
Herausforderungen:
- spezielles Validierungsverfahren wegen besonders sensibler Personal- und Kundenakten
- sehr viele Dokumente bei der Digitalisierung der Akten
- Digitalisierung und anschließende physische Archivierung im Hochsicherheits-Lager
- Notwendigkeit zur manuellen Indizierung der Dateien aufgrund von Aktenstrukturen
- hohe Datenschutz-Anforderungen
Für einen in Deutschland ansässigen und weltweit tätigen Messeveranstalter hat die Gehring Group rund 7.000 Kunden- und 200 Personalakten digitalisiert und danach im Hochsicherheitsarchiv eingelagert. Im Rahmen der vereinbarten Full-Service-Dienstleistung wurden die Logistik-Leistungen erbracht, die Ordner und Mappen beim Kunden verpackt und per Direktfahrt ins Scan-Center der Gehring Group nach Oberhausen transportiert. Für den Transport der Dokumente kamen versiegelte Archivboxen zum Einsatz. Dies hatte die Gehring Group im Rahmen der Projekt-Beratung empfohlen, da das Management des Kunden den Personal- und Kundenakten eine hohe Datenschutz-Priorität zugewiesen hatte. Zum Scan-Service gehörte daraufhin die Digitalisierung der Akten im Rahmen vorher abgestimmter Prozesse.
Das Beleggut lag in unterschiedlicher Größe (DIN A4 und kleiner), Papierqualität und Verarbeitungsfähigkeit vor, insbesondere im Bereich der Personalakten. Die Dokumente wurden in Graustufen mit 300 dpi gescannt und für den Kunden mit einer Volltextrecherchemöglichkeit (Texterkennung per OCR) versehen. Pro Akte sollte eine Datei im PDF-Format erzeugt werden. Aufgrund der Struktur der Akten war es nicht möglich, die Daten zur Generierung des Dateinamens auszulesen, weswegen alle Dateinamen manuell indiziert wurden; hier kam das vorhandene Fachwissen aus der physischen Archivierung zugute.
Da die Personal- und Kundenakten für den Messeveranstalter sehr wichtig und sensibel sind, wurde im Rahmen der Digitalisierung der Akten ein Validierungsverfahren mit doppelten Scans an zwei verschiedenen Geräten durchgeführt. Im Anschluss erfolgte die Dokumentation der Ergebnisse über die Auftragsauswertung des eingesetzten Scan-Clients.
Der externe Datenschutzbeauftragte der Gehring Group hat die einschlägigen Prozesse eingehend überprüft.
Klarer Mehrwert für den Kunden: Die Digitalisierung sichert Vorteile beim Finden benötigter Informationen. Durch die gleichzeitige Aktenlagerung bleiben die Dokumente als Backup in Papierform erhalten.
