Physische Archivierung
Raum schaffen für den Erfolg: Ist die Akte falsch abgelegt oder liegt sie noch bei einem anderen Mitarbeiter? Aktenlagerung ohne Ordnung und Struktur kann schnell zu heillosem Durcheinander führen. Und wie lang reicht die Kapazität für die Lagerung noch aus? Sind die Unterlagen überhaupt vor Feuer, Wasser und Diebstahl gesichert? Wer bei Fragen wie diesen ins Schlingern gerät, ist bei der Gehring Group an der richtigen Adresse. Das Angebot reicht dort von Beratung und Hilfestellung bis hin zur Komplettlösung im externen Aktenarchiv. Und das stets individuell auf den Einzelfall und den gewünschten Anteil an Eigenleistung zugeschnitten.
Das externe Aktenarchiv beim Profi
In Unternehmen und Organisationen entstehen Dokumente unterschiedlichster Art und aller Formate. Ordentlich und strukturiert abgelegt, kann im Büroalltag dann schnell wieder auf sie zugegriffen werden. Was aber soll mit den Akten außerhalb der täglichen Routine passieren, für die es lange Aufbewahrungsfristen gibt? Auch sie müssen sicher und jederzeit zugreifbar gelagert werden. Und am Ende der Lebensdauer muss die datenschutzgerechte Aktenvernichtung organisiert werden.
Thema Sicherheit: Oftmals mangelt es bereits an den geeigneten Räumen für eine entsprechende Akteneinlagerung, um die Unterlagen geschützt vor Brand, Überschwemmung oder auch dem Zugriff Dritter aufzubewahren; das gilt analog besonders für die Datenträgerlagerung. Erforderlich ist schließlich auch ein funktionierendes Ablagesystem, das den schnellen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente gewährleistet.
Vor diesem Hintergrund bietet das externe Archivdepot der Gehring Group eine echte Alternative zur Lagerung von Unterlagen in Eigenregie. Flexibel skalierbar entscheidet dabei jeder selbst, welche Aufgabenbereiche der physischen Archivierung er im Detail abgeben möchte. Dabei gilt das Versprechen, angeforderte Dokumente aus den externen Archiven der Gehring Group innerhalb von nur fünfzehn Minuten wieder zugänglich zu machen.
Soziales Engagement
Die Gehring Group arbeitet in ausgewählten Arbeitsbereichen der Aktenlagerung regelmäßig mit den Lebenshilfe Werkstätten Oberhausen zusammen. Das erfolgreiche Miteinander besteht seit langen Jahren. Gehring-Kunden können jeweils selbst und nach individueller Absprache entscheiden, inwieweit auch sie mit jedem Auftrag einem guten Stück sozialer Verantwortung nachkommen möchten.
Die Vorteile der externen Akteneinlagerung bei der Gehring Group:
- Die Überwachung der Aufbewahrungsfristen übernimmt die Gehring Group für die Kunden
- Bislang im Aktenarchiv gebundenes Personal wird frei für andere Tätigkeiten
- Kostenersparnis: keine eigenen Räumlichkeiten zur Aktenlagerung notwendig mit Ansprüchen hinsichtlich Sicherheit, Brandschutz, Luftfeuchtigkeit und Temperatur
- Angeforderte Unterlagen stehen innerhalb von nur 15 Minuten für Versand oder Digitalisierung bereit
- Wirksamer Schutz gegen Diebstahl und Industriespionage durch anonymisierte und verteilte Datenhaltung im Hochsicherheitslager
- Hohe Flexibilität für die Kunden: Es wird immer nur bezahlt, was im Aktenarchiv eingelagert ist
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung ist die Aktenlagerung noch immer eine effiziente Alternative. Dabei steht beim Umzug der Unterlagen zur Akteneinlagerung bei der Gehring Group stets die Sicherheit im Mittelpunkt.
