Inhouse-Services
Die Gehring Group orientiert ihre Services stets an den individuellen Belangen ihrer Kunden. Dabei liegt der Fokus grundsätzlich auf deren weitestgehender Entlastung in allen Prozessen.
Das bedeutet, dass so viel wie möglich ohne Aufwand auf der Kundenseite und in den Räumlichkeiten der Gehring Group abgewickelt wird.
Auf Wunsch können jedoch alle Leistungen in Teilen oder komplett auch bei den Kunden durchgeführt werden; dabei sind deren aktive Beteiligungen jederzeit willkommen.
Diese Vorgehensweise kann beispielsweise geboten sein, wenn Dokumente durchgängig und sofort im Original verfügbar sein müssen oder besonders sensible Daten gar nicht oder im Falle der physischen Archivierung erst nach ihrer Katalogisierung das Haus verlassen dürfen.
Entsprechende Vorgaben der Kunden können sich insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), den nationalen Datenschutzgesetzen (BDSG/LDSG) und den strafrechtlichen Bestimmungen über die Verletzung von Privatgeheimnissen (§203 StGB) ergeben. Darüber hinaus lassen sich aber auch Einschränkungen aus besonderen standesrechtlichen Bestimmungen etwa für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater ableiten.
In den Räumlichkeiten der Gehring Group oder beim Kunden vor Ort: Die Ausgestaltung der Services ist in durchgehend allen Angebotsbereichen der Gehring Group flexibel zu treffen. Das gilt insbesondere für:
Physische Archivierung
Die Erfassung der im Hochsicherheitslager zu archivierenden Akten kann wahlweise bei der Gehring Group oder bereits inhouse und auf Wunsch auch unter Beteiligung der Kunden erfolgen.
Digitalisierung
Das Scannen von Akten für Digitalisierungsprojekte läuft im Regelfall in den Räumlichkeiten der Gehring Group ab, wobei die Originale dazu wahlweise abgeholt oder auch selbst angeliefert werden können; das gilt analog auch für ihren Rücktransport. Auf Wunsch kann das Digitalisieren aber auch komplett beim Kunden vor Ort durchgeführt werden mit dem Vorteil, dass kein einziger Beleg das Haus verlässt und alles sofort digital verfügbar wird. Dazu kommen die Spezialisten der Gehring Group ins Haus, bauen dort ein unabhängig funktionierendes Netzwerk auf und führen alle erforderlichen Scan-Aufgaben eigenständig durch.
Digitale Poststelle
Die Gehring Group kann die Eingangspost der Kunden zur Bearbeitung im Scan-Center via postalische Umleitung direkt erhalten, sie abholen oder angeliefert bekommen. Genauso ist aber auch die Unterstützung einer digitalen Poststelle beim Kunden inhouse möglich – mit technischem Equipment und erfahrenen Mitarbeitern.
Software
Gerade die Prozesse rund um die Einführung von Archivsoftware und ergänzenden Speziallösungen inklusive etwaiger Schulungen lassen sich ausnahmslos auch beim Kunden abwickeln.
Beratung
Das gilt im besonderen Maße natürlich auch für Beratungsleistungen aller Art, von der individuellen Beratung über die Art des Aufbewahrungskonzepts bis hin zu konkreter Unterstützung bei der Strukturierung von Inhouse-Archiven. Dazu gehören etwa das Umräumen und Aufbereiten von Unterlagen sowie die Selektion künftig vor Ort oder bei der Gehring Group aufzubewahrender Akten nebst Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente.
Sie möchten weitere Prozesse inhouse umsetzen? Sprechen Sie uns an – wir finden gemeinsam eine individuelle Lösung!
