Hybrides Archiv
Physisches Aktenlager oder Digitalisierung? Manche Akten benötigt man oft und möglichst schnell. Sie sollten daher eher digital vorliegen. Andere wiederum werden viel seltener gebraucht, für sie würde sich eine Digitalisierung nicht lohnen. Solche Unterschiede löst das hybride Archiv, indem es die Vorteile beider Welten verbindet. Die Gehring Group hilft gern dabei, den individuell passenden Weg fürs hybride Archiv zu finden. So macht man die tägliche Arbeit effizienter und spart dabei Geld für Lagerraum.
Entweder als Original im Aktenlager archivieren oder digitalisieren und das Original danach direkt zur Vernichtung geben: So lauten die grundsätzlichen Möglichkeiten im Archivwesen. Dabei bietet das hybride Archiv einen attraktiven Mittelweg, der sich auf die jeweiligen individuellen Anforderungen hin anpassen lässt und vielfache Vorteile mit sich bringt.
Gerade bei vergleichsweise oft benötigten Akten, bei sehr langen Aufbewahrungsfristen oder bei dezentralen Unternehmensstrukturen lohnt sich das Digitalisieren, da Dateien grundsätzlich einfacher und schneller zu handhaben sind als papiergebundene Dokumente. Gleichzeitig kann dann eine Rumpfakte mit allen für das Unternehmen erhaltenswerten Originalen wie Urkunden, Titel und historische Dokumente im Archiv verbleiben, beispielsweise um der Revisionssicherheit zu entsprechen.
Bei anderen Akten hingegen, meist bei den älteren, kann eine Digitalisierung unter Umständen unwirtschaftlich sein. Hier empfiehlt sich dann der Weg einer papiergebundenen Aktenlagerung mit dem Versprechen der Gehring Group, die archivierten Dokumente innerhalb von nur 15 Minuten zum Versand oder Scan-on-Demand bereitzustellen.
Der Aufbau hybrider Archive erfolgt am einfachsten auf dem Weg des zu archivierenden Materials ins Aktenlager im Rahmen der physischen Einlagerung. Dabei ermöglicht der leistungsfähige Scan-Client ArchiCapture®, die hierfür ausgesuchten Dokumente im gleichen Prozessschritt einzuscannen. Im Einzelfall kann so entschieden werden, welche Akten später in einem hybriden Archiv auch digital zur Verfügung stehen sollen.
