Hybrides Archiv
Ist ein Aktenlager die beste Lösung oder die Digitalisierung? Wenn Akten oft und schnell verfügbar sein sollen, ist es besser, wenn sie digital vorliegen. Für andere, die seltener gebraucht werden, lohnt sich eine Digitalisierung nicht. Ein hybrides Archiv ist die Lösung für solche Unterschiede, denn es verbindet die Vorteile beider Welten. Die Gehring Group unterstützt gern dabei, für das hybride Archiv den individuell passenden Weg zu finden. Dadurch wird die tägliche Arbeit effizienter und gleichzeitig spart man Geld für teuren Lagerraum.
Als Dokument im Aktenlager archivieren oder digitalisieren und das Original im Anschluss sofort zur Vernichtung geben: Im Archiv sind dies die grundsätzlichen Möglichkeiten. Den attraktiven Mittelweg zeigt hierbei das hybride Archiv – anpassbar auf die jeweiligen individuellen Anforderungen, bietet es viele Vorteile.
Insbesondere bei relativ häufig benötigten Akten ist dem Digitalisieren der Vorzug zu geben, denn anders als papiergebundene Dokumente lassen sich Dateien prinzipiell einfacher und schneller handhaben. Zugleich ist es möglich, dass eine Rumpfakte mit sämtlichen für das Unternehmen erhaltenswerten Originalen – zum Beispiel Urkunden, Titel und historische Dokumente – im Archiv verbleibt, etwa um Vorgaben der Revisionssicherheit zu erfüllen.
Im Gegensatz dazu kann für andere, oft ältere Akten eine Digitalisierung möglicherweise unwirtschaftlich sein. In diesem Fall geht die Empfehlung hin zu einer papiergebundenen Aktenlagerung inklusive des Versprechens der Gehring Group, dass archivierte Dokumente innerhalb von nur 15 Minuten versendet oder für Scan-on-Demand und Einzelversand bereitgestellt werden.
Das Aufbauen hybrider Archive lässt sich am einfachsten bereits auf dem Weg der zu archivierenden Dokumente ins Aktenlager bewerkstelligen. Der leistungsstarke Scan-Client ArchiCapture® gewährleistet dabei das Einscannen mit allen erforderlichen Parametern der hierfür ausgesuchten Dokumente im gleichen Prozessschritt. Im Einzelfall ist es dann möglich zu entscheiden, welche Akten künftig in einem hybriden Archiv auch digital verfügbar sein sollen.
