ArchiStore®
Wo steckt nur dieses archivierte Dokument? Darf die angeforderte Akte denn überhaupt herausgegeben werden? Und wer hatte sie zuletzt in Händen, wenn sie jetzt unvollständig ist? Nervende Fragen wie diese kommen beim Einsatz von ArchiStore®, dem Aktenverwaltungsprogramm der Gehring Group, gar nicht erst auf.
Das von der Gehring Group seit 1995 selbstentwickelte Aktenverwaltungsprogramm ArchiStore® steht für lückenlose Dokumentation nebst Verwaltung der Dokumente im Archiv. Alle Vorgänge werden auf der Basis von Barcode-Technologie bis ins kleinste Detail hinein protokolliert. Die mandantenfähige Lösung bietet den Unternehmen zudem umfangreiche Reporting- sowie Importfunktionen für verschiedene Formate.
Aktenverwaltungsprogramm für interne und externe Archive
Die Gehring Group setzt ihr eigenes Aktenverwaltungsprogramm in der Betreuung der Kundenarchive von Gehring Archivdepot und A. Denker Archivdepot ein. Darüber hinaus kommt ArchiStore® in jenen Unternehmen und Organisationen zum Einsatz, die den Bestand ihrer Akten teilweise oder komplett selbstverantwortlich archivieren möchten ‒ oder etwa auf Basis verbindlicher Richtlinien müssen. Das Software-Angebot der Gehring Group steht zudem auch Dienstleistern offen, die hierüber eine professionelle Aktenverwaltung für ihre Kunden aufbauen und durchführen wollen.
Die Archiv Software ArchiStore® ist vielfach bewährt: In den vergangenen 20 Jahren wurden über sie bereits 930.000 Aktenmeter eingelagert, dabei 27 Millionen Erfassungen und 2,1 Millionen Zugriffe auf archivierte Dokumente abgebildet.
Kern-Features von ArchiStore®
- Barcode-gestützte Indexierung von Akten (optional: RFID-Lösung)
- mögliches Einbinden von ArchiCapture® als Scan-Client für hybride Archivierung: Digitalisieren im Zuge der physischen Einlagerung und Hinterlegen der Dateien im System
- Volltextsuche für schnelle und treffsichere Recherche der erfassten Dokumente (Boolesche Logik)
- Verwaltung und Anfordern archivierter Akten (physisch oder in Kopie) über Web-Portal ArchiStore®-Online ohne zusätzliche Software
- detaillierte Rechtvergabe: integrierte Berechtigungskonzepte und Kontrollmechanismen für Zugriffe (z.B. Ansicht und Zugriffsmöglichkeiten einschränkbar auf Abteilungen, Kostenstellen u.a.)
- transparente Archivkosten, zum Beispiel nach Eigentümer oder Verursacher
- Archiv-Dokumentation: Wer hat wann und für wie lange welche Akte entnommen?
- lückenlose Historie des Archiv-Lebenszyklus mit Protokollierung aller einzelnen Vorgänge
- Erinnerung an endende Aufbewahrungsfristen, damit Archive nicht größer werden als nötig
- umfangreiche Report-Möglichkeiten (z.B. Aktenspiegel, Lagerauslastung, Kostenstellenzuordnung)
- Mandantenverwaltung inklusive Fakturierungsmodul für Fremdarchive
- komfortable Möglichkeit zum Datenimport aus bestehenden Programmen
- Einbindung mobiler Barcode-Lesegeräte – Multisprachenfähigkeit für international tätige Unternehmen
Moderne Standards für flexible IT-Szenarien
Das durchgängig intuitiv zu bedienende Aktenverwaltungsprogramm ArchiStore® basiert auf modernen Microsoft-Standards wie etwa .Net-Technologie und MS SQL-Datenbank. Entsprechende Schnittstellen ermöglichen das perfekte Zusammenspiel mit Office-Produkten und die Integration in bestehende Umgebungen. Zu solchen Drittsystemen zählen unter anderem ECM (Enterprise Content Management)-Lösungen wie windream, das Programmpaket für Insolvenzverwalter Winsolvenz und DATEV.
Zum modular abrufbaren Service von ArchiStore® gehört neben der eingehenden Beratung auch die Einrichtung des Online-Zugangs zu der zentral von der Gehring Group entwickelten und gepflegten Software. Das Aktenverwaltungsprogramm kann wahlweise bei der Gehring Group oder auf Servern der Unternehmen gehostet werden; auch Mischformen sind möglich.
