Abfrage
Sicherheit und schneller Zugriff mit System: Die beste Aktenlagerung kann nur so gut sein wie der gesicherte Zugriff auf die im Aktenarchiv abgelegten Dokumente. Im Archivdepot der Gehring Group heißt das, dass alle angeforderten Akten im Bedarfsfall innerhalb kürzester Zeit wieder ausgeliefert werden. Und dazu müssen die Kunden nicht einmal ihren Arbeitsplatz im Unternehmen verlassen. Dafür sorgt ein ausgeklügelter Abfrageprozess:
Die Prozessschritte der Abfrage
1. Dokumentenanforderung
Die im Aktenarchiv eingelagerten Dokumente können auf unterschiedlichen Wegen bestellt werden. Das muss nicht unbedingt immer der ganzen Ordner sein: Auch für Einzelbelege gilt das Versprechen, dass die Akten innerhalb von nur 15 Minuten zum Versand oder zur Digitalisierung bereitstehen.
Zur Auswahl stehen insbesondere E-Mail, das Online-System ArchiStore®-Online (mit Zugang über Browser in Internet oder Intranet) oder auch Fax.
2. Kontrolle
Nur berechtigte Personen dürfen Akten bestellen. Zur eigenen Sicherheit legt das Management vorab fest, welche Mitarbeiter und Unternehmensbereiche dies sind. Für alle zuvor festgelegten Anfragewege gibt es daher strikte Autorisierungskontrollen. So sind Anfragen per E-Mail nur über die personalisierten E-Mail-Adressen der Berechtigten zulässig und den Zugriff über das Internet-Portal ArchiStore®-Online schützen entsprechende Passwörter. Bei schriftlichen Anforderungen per Fax erfolgt eine Sichtkontrolle der Unterschrift wie im Lagerpass hinterlegt. Auf diese Weise bleibt jederzeit sichergestellt, dass anvertraute Akten nicht in falsche Hände geraten.
3. Protokoll
Sämtliche Zugriffe auf das Aktenarchiv werden in ArchiStore® protokolliert, um den Kunden jederzeit einen Überblick über alle Bewegungen zu verschaffen. Regelmäßige Reports informieren über die Zugriffe. Auf diese Weise entstehen Historien beispielsweise darüber, wann welcher Dokumententitel eingelagert wurde, wer wann darauf zugegriffen hat, wann dieser das Archiv verlassen hat und wieder eingegangen ist. Diese Historien machen das Dokumenten Management transparent und begleiten den gesamten Lebenszyklus der Akten bis hin zur Aktenvernichtung.
4. Zugriff
Das Archivdepot der Gehring Group ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Unterlagen. Alle Informationen können schon innerhalb von nur 15 Minuten zum Versand oder zur Digitalisierung bereitstehen. Nach der Freigabe wird der Lagerort ermittelt und es erfolgt der Zugriff: Das Dokument wird physisch herausgesucht sowie für den Versand oder die Digitalisierung vorbereitet.
5. Versand
Für jede Aktenanforderung lässt sich individuell wählen, ob das Original aus dem Archiv oder eine Kopie benötigt wird. Ist eine Kopie gewünscht, kann ein Dokument als Scan-on-Demand oder per Fax versendet werden, Originalunterlagen erhalten die Kunden per Kurierdienst oder wahlweise auch persönlich durch einen eigenen Kurier der Gehring Group. Alle Lieferungen sind grundsätzlich nur an zuvor definierte Adressen möglich, um Missbräuche auszuschließen. Natürlich können Berechtigte auch vor Ort im Aktenarchiv Einsicht in die Dokumente nehmen.
